Ежедневная деятельность организаций сложна и разнообразна. Внутренняя структура компаний помогает реализовывать бизнес-процессы (БП), а система в целом удовлетворяет потребности клиентов. Формирование заказов, отправка счетов-фактур, писем и push-уведомлений, заполнение форм и открытие банковских счетов — эти операции можно и нужно автоматизировать. Консалтинговая фирма Prophet опросила 600 компаний и выяснила, что для 40% из них модернизация внутренних процессов — важнейший шаг на пути к цифровой трансформации. И это единственный способ выжить в этом конкурентном мире.
Автоматизация бизнес-процессов — это применение технологий для автоматизации рутинных, повторяющихся действий. Проще говоря, это использование специализированного ПО для того, чтобы сделать сложные вещи простыми.
Рынок автоматизации бизнес-процессов растет на 10% ежегодно. И это неудивительно. Огромные издержки, связанные с неэффективными процессами и влиянием человеческого фактора, обходятся компаниям в тысячи долларов каждый год. С решениями для автоматизации компании могут усовершенствовать работу над повторяющимися задачами, оцифровывая и стандартизируя БП с помощью специализированного программного обеспечения. Это помогает снизить эксплуатационные расходы. Также ПО для автоматизации не только экономит время и средства, но и избавляет сотрудников от задач, требующих затрат ручного труда. Вместо этого команды могут сосредоточиться на первостепенных проблемах.
В этой статье — о бизнес-процессах, переходе к автоматизации и системах, которые помогут в этом.
Что такое бизнес-процесс
Чтобы разобраться в автоматизации бизнес-процессов, стоит начать с того, что же такое БП. Бизнес-процесс — это любой набор действий, который помогает компании достичь поставленной цели. В контексте автоматизации это повторяющаяся операция, состоящая из ряда шагов и затрагивающая несколько ИТ-систем. К общим БП относится обработка запросов клиентов, одобрение заявлений на отпуск, прием на работу новых сотрудников и пр. Обычно они состоят из потоков электронных писем, документов и данных. В такой системе даже незначительная ошибка может привести к нарушению коммуникации и срыву сроков.
Программное обеспечение для автоматизации призвано устранить такие проблемы. С его помощью бизнес может восстановить контроль над бизнес-процессами, улучшить коммуникацию и предотвратить путаницу. Автоматизация БП освобождает время и ресурсы. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на своих основных функциях, а не на утомительных и повторяющихся задачах.
Решения для автоматизации все чаще используют технологии искусственного интеллекта (ИИ) для лучшей интеграции неструктурированных данных. Это помогает улучшить пользовательский опыт, поскольку технологии учатся взаимодействовать с потребностями пользователей без технических знаний.
Как автоматизировать бизнес-процессы
Автоматизация — часть концепции Workflow, которая направлена на организацию ежедневной работы в компании. Специализированное программное обеспечение обычно предлагает понятный, структурированный интерфейс для создания, настройки и контроля всей технологической цепочки. Рассмотрим конкретные шаги, которые нужно предпринять для автоматизации бизнес-процессов.
Шаг 1. Определите повторяющиеся задачи.
Первый этап анализа компании, которая вступает в процесс автоматизации, — определение областей с повторяющимися действиями. Но как их распознать и выделить из множества ежедневных операций? Для этого:
- Используйте графические и визуальные инструменты, чтобы понять, как функционирует компания. Создайте карту бизнес-процессов (Business Process Map). Это поможет выделить неэффективные действия и оптимизировать дальнейшие шаги.
- Глубоко погрузитесь в рабочие процессы, чтобы в будущем правильно их перестроить.
Эти способы помогут упростить рабочий процесс, автоматизировав повторяющиеся задачи. Важно помнить, что на этом этапе важна обратная связь от сотрудников, которые непосредственно участвуют в бизнес-процессах.
Шаг 2. Установите бизнес-цели.
Постановка целей — важный этап наряду с определением ключевой проблемы. Это поможет вам проанализировать общий прогресс компании. Долгосрочные цели легко установить, задав три простых вопроса:
- Какова ваша цель прямо сейчас?
- Поможет ли автоматизация ее достичь? Если да, то как?
- Как вы будете отслеживать успешность автоматизации бизнес-процессов?
Ответы на эти вопросы не только помогут получить ясность в отношении приоритетов компании, но и упростят организацию самого процесса автоматизации.
Шаг 3. Выберите подходящее ПО для автоматизации.
Как только вы установите цели, необходимо выбрать правильный софт и понять, как использовать услуги поставщика решения наилучшим образом. Однако на рынке так много инструментов — облачные ПО, веб-сайты, мобильные приложения, — что выбор подходящего для вашего бизнеса становится сложной задачей. Вот список того, на что стоит обратить внимание при выборе:
- ПО должно быть простым и понятным в использовании.
- Оно должно быть гибким.
- ПО должно интегрироваться с уже установленными инструментами и работать с сохраненными данными.
При выборе также стоит опираться на установленные цели.
Шаг 4. Подготовьте кадры.
Каждая крупная реформа в управлении изменениями часто встречает сопротивление либо потому, что ее считают ненужной, либо потому, что сотрудникам сложно адаптироваться к изменениям. Поэтому подготовка управленческих кадров и реальных пользователей ПО поможет упростить процесс автоматизации. Вы можете проводить тренинги и привлекать сотрудников к регулярному обучению управлению бизнес-процессами (Business Process Management, BPM).
Шаг 5. Мониторинг эффективности.
Внедрение ПО — не последний этап цифровой трансформации. Рынок меняется, а вместе с ним совершенствуются и инструменты для автоматизации. Как только вы внедрите систему, ваше ПО начнет измерять ключевую производительность. Почему это важно:
- Помогает обнаружить узкие места.
- Выделяет области, в которых требуется оптимизация рабочих процессов.
- Помогает сотрудникам стать более эффективными.
Таким образом, как только анализ будет завершен и команда сосредоточится на новых решениях и улучшениях, бизнес начнет развиваться. Постоянное движение в сторону автоматизации бизнес-процессов также обеспечит большую производительность.
Какую систему автоматизации БП выбрать
Автоматизация бизнес-процессов с помощью технологий — ключ к улучшению рабочих процессов. В выбранном вами решении должны быть все необходимые инструменты, чтобы помочь вам в трансформации бизнеса. Автоматизация может быть особенно полезна среднему и крупному бизнесу, которому нужно улучшить множество процессов, особенно сервисных. Каждая отрасль уникальна, поэтому идеальная система автоматизации должна быть достаточно гибкой, чтобы соответствовать именно вашим потребностям.
SimpleOne
Это российская интеллектуальная ESM-платформа, с помощью которой можно автоматизировать бизнес-процессы. ESM (Enterprise Service Management) — управление корпоративными услугами, то есть внедрение принципов управления ИТ-услугами в работу подразделений на уровне всей организации. Будь то ИТ, управление персоналом или АХО — с SimpleOne у вас будет интегрированная платформа для автоматизации всех текущих процессов.
Среди преимуществ ESM-платформы:
- Простой запуск. Нет необходимости проходить специальное обучение.
- Гибкий интерфейс. Пользователи могут настроить систему под себя.
- Эффективный тайм-менеджмент. Помогает распределять время на действительно важные задачи.
- Единая среда. Платформа соединяет все разрозненные подразделения.
- Шаблоны. Компания может не только разработать решение под себя, но и выбрать уже готовое.
Особенности SimpleOne:
- Подход Low Code. Даже пользователи без опыта в разработке могут создавать собственные приложения для автоматизации.
- Интерфейс для мобильных устройств. Платформа проста в применении и работает как обычное мобильное приложение.
- Объединяет не только людей, но и другие корпоративные и внешние сервисы.
- Возможность масштабирования с ростом компании.
ServiceNow
Европейская ITSM-система, которая поможет упростить процесс цифровой трансформации. Эта единая облачная платформа позволяет создавать цифровые рабочие процессы, соединять людей, функции и системы для того, чтобы ускорить внедрение инноваций, повысить гибкость и увеличить производительность.
Преимущества ServiceNow:
- Инструменты аналитики, работающие с использованием искусственного интеллекта. Они собирают информацию о процессах в компании, помогают делать прогнозы и автоматизировать повторяющиеся задачи.
- Легкая масштабируемость. У платформы есть уже подключенные модули (HR, Asset, Facility и пр.), которые могут работать из «коробки».
- Унифицированная платформа. У каждого сотрудника есть одинаковые возможности для создания приложений.
Среди особенностей ServiceNow:
- Аналитика производительности. Данные доступны заинтересованным сторонам и экспертам, которые отвечают за успешное предоставление услуг.
- База данных управления конфигурациями (Configuration Management Database, CMDB). Доступ к ИТ-среде.
- Поиск на базе ИИ. Обеспечивает персонализированные и релевантные результаты.
4Me
Это комплексное решение для автоматизации управления услугами и проектами. Это первое приложение для управления корпоративными сервисами, созданное на базе подхода SIAM (Service Integration and Management). Это значит, что решение помогает внутренним и внешним поставщикам услуг предприятия наладить сотрудничество и отслеживает уровень обслуживания. 4Me — самое быстрое решение на рынке. Подойдет тем компаниям, которые хотят автоматизировать бизнес-процессы в кратчайшие сроки, не жертвуя при этом качеством.
К преимуществам 4Me относятся:
- Преднастройка всех функциональностей. Это значительно сокращает время на запуск.
- Размещение в облаке или on-premise. Можно выбрать опцию, подходящую именно вашему бизнесу.
- Совместная работа. Есть возможность создать изолированные домены внутри одной организации.
- Мобильное приложение. Быстрый доступ с любых устройств.
Особенности 4Me:
- Автоматическое отслеживание сквозных SLA (Service Level Agreement).
- Бесшовное и безопасное взаимодействие всех доменов.
- Архитектура со встроенной интеграцией.