Зачем управлять портфелем проектов, если каждый менеджер проектов может успешно управлять ими по-отдельности?
Управление портфелем проектов (PPM) – это процесс, который позволяет руководителю проектов проводить анализ их выполнения в общем, получить целостную картину, а исполнителям — эффективно организовать свою и совместную работу. Обобщение и консолидация информации о всех реализуемых проектах – вот главная задача, которую решает PMM, которая в свою очередь позволяет прогнозировать сроки, проактивно решать проблемы и планировать запуск новых проектов.
Каждый участник этого процесса получает выгоду:
Руководитель – имеет представление об успехах менеджеров проектов.
Менеджеры проектов – обеспечены взаимодействие с членами команды.
Члены команды — улучшают коммуникацию с руководством и другими членами команды.
Заинтересованные стороны – в курсе выполняемой работы и имеют надежную обратную связь.
Риски в бизнесе
Понятие риска неотъемлемое для любого бизнеса, однако, необходимо помнить, что не всегда чем больше риск, тем больше успех. Разумное и грамотное решение позволяет добиться успеха и минимизировать возможные риски.
Внедрение процесса управления портфелем проектов помогает компании прогнозировать результаты и планировать проекты так, чтобы достигать лучших результатов. Благодаря ему менеджер проектов получает ответы на вопросы:
- Есть ли у меня ресурсы (бюджет) для начала работы над новым проектом?
- Есть ли в портфолио проект подобный этому и могу ли я взять его за основу?
- Какие из других проектов мешают в реализации этого?
- Являются ли ожидания заинтересованных сторон реальными, где может проявится угроза их ожиданиям?
- Помогает ли этот проект достичь общей цели для всей организации?
Используя сервис управления портфелем проектов становится возможно разобрать каждый проект по его ключевым параметрам (бюджет, ресурсы, сроки, задачи, цели) и провести их анализ. Это позволяет сравнить степень рисков каждого проекта, сопоставить их с прогнозируемым результатом, превосходит ли доход от его завершения затраты на реализацию.
Менеджеры проектов видят все общую картину выполнения каждого из проектов и могут заранее предсказать возникающие проблемы и предотвратить их. Проаткивные меры позволяют выявлять и управлять рисками, что оказывает положительное влияние на ведение бизнеса в целом.
Чем отличается Управление портфелем проектов (PPM) от Управления проектами (PM)
Если говорить просто, то Управление портфелем проектов отличается от Управления проектами количеством проектов. В первом случае управление производится всем множеством одновременно реализующихся проектов для достижения общей бизнес-цели, во втором только одним, где главный результат – это его завершение.
PPM – это процесс, который закладывает основу для более эффективного управления проектами.
Вот основные преимущества, которые дает PPM для PM:
- Выявить плохие проекты по сравнению с хорошими, оценить рентабельность инвестиций (ROI );
- Определять приоритеты и оставлять графики реализации проектов;
- Видеть доступность менеджеров проектов и членов команды;
- Дать материальную оценку каждого проекта, распределять бюджеты;
Внедрение Управления портфелем проектов дает универсальный и гибкий подход к управлению проектами и ресурсами в рамках всего предприятия, позволяет прогнозировать потенциальные проблемы и заранее предпринимать действия для их решения, отображать общий прогресс по достижению глобальной бизнес-цели, управлять бюджетами и предоставлять информацию заинтересованным сторонам.
С помощью PPM можно увидеть какие проекты были выполнены, какие выполняются сейчас, а какие запланированы к выполнению, что позволяет оценить общую картину производства и решить какие новые инициативы и сейчас востребованы, а какие можно отложить.
Инструменты для управления портфелем проектов
Использование специализированного программного обеспечения для управления портфелем проектов, такого как ServiceNow, позволяет достичь значительных преимуществ и повысить эффективность работы:
- Графический интерфейс приложения позволяет изучать данные по проектам внутри портфеля (задания, сроки использования ресурсов, графики по задачам и этапам) интуитивно и понятно.
- Настройка панелей мониторинга обеспечивает контроль за своевременностью сдачи проектов в рамках определенных требований и бюджета.
- Заявки по инициации проекта могут быть поданы с помощью различны интерфейсов (портал самообслуживания, электронная почта и другие).
- Организация очередности работ позволяет удобно и эффективно управлять задачами в рамках проекта, определять их важность и приоритеты выполнения.
- Приложение дает возможность задавать уникальные бизнес-правила, соответствующие текущим бизнес-процессам, автоматизировать проектные задания.
- Пользователям системы управления портфелем проектов предоставляется полная информация о портфелях проектов, отдельных проектах, ресурсах, бюджетах, прогрессе выполнения и другие актуальные сведения.
Приложение позволяет осуществлять совместную работу над проектом, обеспечивает прозрачность действий, оказывает поддержку в решении каждодневных вопросов.
Членам команды для организации эффективное работы доступны такие встроенные средства как чат, Live Feed и база знаний, это позволяет взаимодействовать друг с другом в процессе работы и ускоряет достижение общей цели. Менеджеры проектов могут управлять затратами и планировать использование ресурсов на протяжении всего выполнения, а также создавать проекты в портфеле по запросу пользователя, управлять спросом на проекты, делать его оценку и отслеживать на протяжении всех этапов.
Компания ServiceNow имеет богатый опыт по внедрению услуги Управления портфелем проектов, использование ее приложения и помощи специалистов позволят менеджерам проектов организации построить эффективную работу с проектами, а руководителям предоставит полный контроль за всем портфелем.
Спасибо за чтение! Следите за новыми статьями, которые позволят Вам достигнуть успеха внедряя ServiceNow.