Создание бизнес-идеи – сложная, но определенно понятная часть работы над ИТ-проектом, а вот его планирование и реализация обычно вызывают множество проблем. Управление проектами в ИТ позволяет учитывать все детали и участников проекта и ставит важность планирования на один уровень с самой реализацией.
Например, если вы решили перевезти свой бизнес на другую, более крупную площадку, ИТ-подразделению необходимо взаимодействовать с руководством, службой кадров, финансовым департаментом, другими внутренними подразделениями и сторонними организациями при планировании бюджета, закупке нового оборудования для модернизации инфраструктуры, работы с подрядчиками и т. д.
Даже при тщательном планировании могут возникать внештатные проблемы, к решению которых должны быть готовы менеджеры ИТ-проектов. Мы расскажем о пяти вызовах в области управления ИТ-проектами, а также дадим советы, как их преодолеть и какие инструменты для этого потребуются.
1. Корректировки в процессе выполнения проекта
Многие ИТ-проекты имеют очень небольшой срок реализации, поэтому исполнители должны быть очень расторопны и приступать к задаче сразу после вводного брифа. Более долгосрочные проекты могут претерпевать изменения на всей продолжительности их реализации, поэтому важно использовать гибкий подход и адаптироваться к новым входным данным.
В некоторых случаях есть вероятность технологических изменений, и если вы являетесь менеджером проекта, то вам следует готовиться к тому, чтобы начать все заново. В таких ситуациях планирование и подготовка становятся решающими задачами, наряду с управлением участниками проекта, выбором технологического решения, формированием и использованием бюджета.
Если не принимать во внимание возможные изменения заранее, то существует риск сдвинуть сроки начала и реализации проекта, что будет негативно воспринято заинтересованными сторонами и конечными пользователями.
2. Плохая коммуникация между участниками проекта
По данным исследований Института управления проектами за 2017 год, причиной неуспешной реализации почти трети от всех проектов стала плохая коммуникация между их участниками. Одной из самых больших проблем для менеджера ИТ-проектов является необходимость взаимодействовать с группами сотрудников и отдельными участниками проекта, работающими удаленно из различных локаций. Это может сделать процесс управления неэффективным.
Например, инцидент, связанный с отказом сети, может вызвать серьезные проблемы у ваших клиентов. Менеджер ИТ-проектов должен связаться с сетевыми администраторами, чтобы выяснить причину поломки, и с поставщиками услуг, чтобы восстановить работу системы, так как с конечным пользователем заключено соглашение об уровне обслуживания (SLA ).
В то же время специалисты отдела сопровождения должны придумать, как правильно уведомить клиентов о проблеме и сроках ее решения, а для этого им необходима актуальная информация от ИТ-подразделения.
Если ваше ИТ-подразделение не будет взаимодействовать с другими отделами компании, проект может рухнуть. Чтобы не допустить такую ситуацию или минимизировать ее влияние на бизнес, руководители ИТ-проектов должны иметь возможность управлять всеми аспектами проекта, быстро и четко общаться с каждым участником для оперативного решения любой возникшей проблемы.
3. Непрозрачность процесса реализации проекта
Управление ИТ-проектами направлено на то, чтобы успешно завершить запущенный проект. Но каждая группа процессов проекта, начиная с инициации, должна быть максимально прозрачной.
Даже в ситуациях, когда случаются непредвиденные проблемы, требуется замена технологии или корректировка выбранного решения, а человеческие и производственные ресурсы ограничены, необходимо сохранять прозрачность. На каждом этапе реализации проекта важно указывать актуальные даты его начала и окончания, а в случае изменений срока – оперативно оповещать всех участников и заинтересованные стороны.
4. Взаимодействие с удаленными участниками и заинтересованными лицами
По данным опроса общественного мнения, проведенного институтом Гэллапа, 37% американских специалистов в какой-то момент своей карьеры работали удаленно. Поэтому менеджеры ИТ-проектов должны налаживать коммуникацию с удаленными участниками проекта, будь то сотрудники, поставщики, партнеры или подрядчики.
Хорошей практикой будет держать в курсе вашей бизнес-стратегии и проекта всех удаленных участников и заинтересованных лиц. Это обеспечит им наглядность и понятность процесса реализации проекта, а также позволит другим подразделениям компании иметь централизованную базу контактов для осуществления закупок, заказа услуг или проведения финансовых операций.
Когда такие взаимодействия становятся частью проекта, они становятся прозрачнее для всех, в том числе для руководства компании.
5. Отсутствие готовых методов управления проектами
Многие компании фактически не применяют управление ИТ-проектами, не имеют описанных процессов, не могут контролировать и изменять статус проекта, не настраивают взаимодействие с другими участниками и заинтересованными лицами для совместного решения возникающих проблем. Со всеми этими ограничениями неизбежно сталкиваются руководители ИТ-проектов на пути их планирования и реализации.
Чтобы избежать большинства трудностей, необходимо соблюдать лучшие мировые рекомендации по управлению проектами и использовать современное программное обеспечение. Одной из лучших практик является наделение менеджера проекта возможностью определять роли и действия каждого участника проекта и другими функциями решающего голоса.
Инструменты для преодоления вызовов управления ИТ-проектами
Вы можете и должны использовать инструменты для управления ИТ-проектами, потому что с их помощью значительно проще организовать контроль работы, взаимодействие между участниками, согласовать ИТ-потребности в соответствии с бизнес-целями.
При выборе программного обеспечения для управления проектами необходимо учитывать следующие возможности:
- В режиме реального времени следить за статусом выполнения проекта, а также получать детальную информацию о процессе его выполнения.
- Показывать процент завершения как всего проекта, так и его отдельных задач, а также отображать объем работ, необходимый для их завершения.
- Посмотреть состояние задач для каждого проекта.
- Управлять задачами и подзадачами, назначать их исполнителям и контролировать процесс выполнения.
- Инструменты для совместной работы, включая возможность обмениваться сообщениями, оставлять комментарии, тэгировать задачи, передавать файлы и совместно работать над одной задачей.
- Поиск по имени проекта, его описанию, идентификатору или вложенным файлам.
Вне зависимости от размера вашей компании, ведете вы одновременно один проект или десятки, важно иметь инструмент, который дает возможность выполнять работу по управлению ИТ-проектами быстро, эффективно и прозрачно. Единая система управления всеми ИТ-процессами компании позволяет специалистам ИТ-подразделения выполнять свою работу с наибольшей эффективностью и минимальными затратами труда, а клиентам – предоставлять услуги с наилучшим качеством и доступностью.
Чтобы испытать все возможности и преимущества популярной и успешной сервисной платформы ServiceNow уже сейчас, а также получить консультацию по внедрению процесса управления ИТ-проектами, вы можете обратиться к специалистам компании «ИТ Гильдия» – официального сертифицированного партнера ServiceNow.
Подписывайтесь на блог компании «ИТ Гильдия» – официального сертифицированного партнера ServiceNow, чтобы следить за новыми статьями, которые позволят вам достигнуть успеха, внедряя платформу.
По материалам сайта blog.capterra.com