Представьте, что в телефоне каждого сотрудника установлено приложение для подачи заявок во все отделы. Чтобы заменить чернила в принтере, отправить документы в юридический отдел, написать заявление на отпуск или предупредить о проблемах с корпоративным автомобилем, достаточно заполнить нужную форму в смартфоне. Сотрудникам даже не нужно знать, кому направлять заявку, система все сделает за них.
Чтобы сотрудникам было удобно направлять заявки, разработчики 4me создали домены поддержки (support domains).
Что такое домены поддержки 4me
Домены поддержки — это отдельные среды на платформе 4me, мини Service Desk (служба получения и обработки обращений пользователей) для каждого отдела компании (ИТ, HR, АХО, маркетинг, финансы, логистика). При этом компания, у которой установлена платформа, может в любой момент подключить любое количество новых доменов. Дополнительная оплата за это не взимается.
Учетные записи отделов можно настроить независимо друг от друга. Изменения в одной из них не будут сказываться на остальных. Например, в отделе кадров можно внедрить 4me для управления проектами, а в ИТ-отделе — CMDB 4me (Configuration Management Data Base, базу данных управления конфигурацией). Каждый отдел может настроить собственные стандартные формы заявок, а сотрудники могут следить, как выполняются их запросы.
При этом, если компания создаст отчет на основе данных из разных доменов поддержки (например, из отделов кадров всех филиалов), раздел «Отчеты» будут видеть все, у кого есть доступ к учетным записям. Это обеспечивает прозрачность и защиту данных.
Возможности доменов поддержки
Расскажем о возможностях, которые предоставляют компаниям домены поддержки.
Единый отчет по всем доменам
Компании, которые используют 4me, могут создать 2 саппорт-домена, а могут 20 или больше. При этом они могут генерировать отчеты на основе данных из нескольких саппорт-доменов. Это позволяет создавать панели мониторинга с фокусом на определенных областях деятельности компании. Например, панель для ИТ-директора может включать количество наиболее важных запросов.
Обмен внутренними заметками между доменами
Когда заявка переходит из одного отдела в другой (или из одного саппорт-домена в другой), по умолчанию внутренние заметки становятся видны специалистам нового отдела. Однако при желании настройки можно поменять и сделать внутренние заметки невидимыми.
Внутренние заметки с видимостью для всех саппорт-доменов
Когда у каждого отдела есть собственный домен поддержки, важно обеспечить возможность бесшовной работы для сотрудников. Поэтому в 4me внутренние заметки видимы для разных отделов. Теперь, если HR-специалист отправит запрос в ИТ-отдел, ИТ-специалист может оставить комментарий во внутренней записке. Каждый сотрудник может упомянуть в ней любого коллегу.
Как это устроено
Домены поддержки — удобный инструмент для совместной работы разных отделов и филиалов. Данные о сотрудниках и отделах загружаются в учетную запись каталога 4me. Их не придется заполнять заново каждый раз при подключении нового домена. Вы также можете настроить регулярно повторяющиеся заявки, чтобы сотрудники не тратили время на их заполнение.
Давайте рассмотрим, как все работает, на примере выхода нового сотрудника в офис.
Чтобы новый сотрудник мог как можно быстрее включиться в работу, он должен оформить бумаги, получить все необходимые инструкции, пароли и доступы, у него должно быть готово рабочее место с ноутбуком, email и учетная запись. Также нужно назначить сотрудника, который познакомит новичка с внутренними распорядками, расскажет про дресс-код, покажет, где находится столовая, и т. д. В процесс будут вовлечены HR-отдел, ИТ-отдел, администратор, непосредственный руководитель и, возможно, кто-то из коллег по отделу.
Поскольку все эти задачи стандартные, их можно заранее оформить в виде заявки. Тогда после выхода нового сотрудника останется только разослать ее нужным специалистам. Домены поддержки позволяют организовать действия разных отделов без накладок. При этом сотрудники будут видеть только ту информацию, которая относится к их работе. Закрытые данные останутся доступными только для отдела кадров. В целом такая организация совместной работы повышает эффективность и помогает наладить коммуникацию между сотрудниками.
Почему вашей компании нужны саппорт-домены
Автоматизация услуг помогает компании снизить расходы и сократить время простоя. Для организаций со множеством филиалов support domains — это отличный инструмент для централизованного управления в режиме реального времени.
Когда у сотрудников всего одна точка входа для обработки заявок, взаимодействие между отделами становится эффективнее. Ничего не потеряется и не исчезнет в потоке других задач.
Использование отдельных доменов поддержки для каждого отдела помогает эффективно организовать совместную работу в компании. Через них заявки автоматически попадают к нужным специалистам. При этом их видят только те сотрудники, которым они предназначены. А весь путь обращения прозрачен, его легко контролировать и анализировать.