*-По материалам сайта www.teamquest.com
«Управление финансами в ИТ» (ITFM) является одним из элементов лучших практик, описанных в библиотеке ITIL. Цель этого процесса – сделать управление ИТ-активами и ресурсами наиболее точным и экономически эффективным при предоставлении ИТ-услуг. Также он используется при планировании, контроле и сокращении расходов при оказании услуг согласно SLA .
Благодаря внедрению ITFM расходы на ИТ становятся прозрачными для бизнеса, что позволяет выделять финансирование для реализации любого проекта и производить оценку его эффективности и качества предоставления услуг.
ITFM дает оперативную финансовую информацию о расходах и доходах, вне зависимости от того, чем являются ИТ в компании (ИТ как источник дохода, ИТ как потребитель расходов, ИТ для возмещения затрат), и обеспечивает поддержку бизнеса.
«Управление финансами в ИТ» включает в себя:
- надзор за всеми ИТ-расходами;
- предоставление денежных средств для запланированных мероприятий;
- предоставление подробной финансовой информации о предлагаемых проектах;
- получение максимальной отдачи от использования ИТ-активов;
- отслеживание текущих расходов в сравнении с запланированным бюджетом.
Почему необходимо внедрение ITFM
«Управление финансами в ИТ» позволяет:
- планировать и прогнозировать затраты на ИТ, необходимые для поддержания и улучшения качества предоставляемых услуг;
- осуществлять расходы в рамках утвержденных планов и подтверждать эффективное использование средств;
- предоставлять в понятной форме руководству компании текущее финансовое состояние ИТ;
- лучше понимать расходы, связанные с предоставлением конкретных услуг;
- создать комфортную среду управления для эффективного предоставления услуг.
Информацию для Управления финансами в ИТ предоставляют несколько процессов модели ITIL . Остановимся на этом подробнее.
Управление уровнем услуг (Service-level management)
Управление уровнем услуг предоставляет ключевую информацию об уровне обслуживания, требуемую клиентом (SLA), поэтому служит основанием для вычислений других подпроцессов. Клиенты оплачивают только услуги, выбранные из «каталога услуг» и описанные в SLA. Управление SLA & KPI в ИТ – бизнес-приложение модели SaaS, которое позволяет ИТ-подразделению осуществлять полный контроль и получать отчет о результативности ИТ, оценивать взаимодействие между поставщиками услуг и клиентами, а также выполнять анализ влияния ИТ на бизнес в настоящем и планируемом будущем.
Управление конфигурацией (Configuration management)
Учитывая то, что цель Управления финансами в ИТ – управление активами и ресурсами, доступ к информации о конфигурациях и базе CMDB должен быть обязательно предоставлен.
Управление мощностью (Capacity management)
Управление мощностью – важный процесс для планирования и управления требуемой производительностью ИТ в организации. Изменения производительности, которая чаще всего возрастает, неизбежно приводят к изменениям в расходах. Это может вызвать увеличение себестоимости предоставления услуги и ее стоимости, что допустимо только в чрезвычайной ситуации, а значит, необходимо либо внедрять новые технологии, экономить за счет увеличения объема производимых услуг, либо договариваться с поставщиками о снижении поставляемых ресурсов.
Управление изменениями (Change management)
Любые изменения часто связаны с затратами. Очень важно включить «Управление финансами в ИТ» в процесс Управления изменениями, чтобы была возможность производить анализ затрат. Это позволяет принять решение о включении изменений в исходную модель стоимости услуги или оставить ее в исходном варианте до момента стабилизации.
Планирование Управления финансами в ИТ
Грамотное планирование является одним из ключевых факторов успешного внедрения Управления финансами в ИТ. Опираясь на пять основных правил, можно добиться успеха в реализации данного проекта.
1. Собрать данные
Добавьте в команду финансового менеджера с глубоким знанием ИТ для обеспечения надлежащего контроля затрат на ИТ и расширяйте штат персонала по мере необходимости. Члены команды должны выполнить несколько задач:
- Оценить текущее состояния ИТ (с помощью консультанта или самостоятельно), чтобы выяснить, где и в какой степени в настоящее время осуществляется финансовое управление.
- Определить, какие инструменты и программное обеспечение используются в настоящее время для составления бюджета, учета доходов и расходов, расчета с потребителями и поставщиками.
- Провести GAP-анализ (диагностический аудит) для выявления областей, требующих улучшения процессов, обучения персонала или замены ПО.
2. Построить план
В плане реализации проекта внедрения следует:
- Установить три главных компонента Управления финансами в ИТ – люди, процессы и инструменты;
- Обрисовать в общих чертах затраты новой организации управления и создать предварительный бюджет;
- Определить место финансового менеджера в структуре организации (в идеале он должен подчиняться напрямую директору по ИТ);
- Описать рабочий процесс, включая входные и выходные данные, этапы его реализации;
- Определить и обучить будущих участников команды;
- Определить любые необходимые работы по приобретению, консолидации и/или применению инструментов финансового управления.
Поделитесь своим проектом с остальными сотрудниками компании, предпочтительно с помощью средств корпоративной коммуникации.
Как только план проекта и бюджет будут завершены, они должны быть представлены для согласования руководству компании.
3. Выполнить план
Основные шаги по выполнению плана:
- Назначьте сотрудников.
- Задокументируйте и опубликуйте процессы. Это важный шаг, который может занять достаточно много времени на начальной стадии реализации.
- Приобретите и внедрите инструменты. В идеале это должен быть единственный инструмент, который использовался бы для предоставления данных и отчетности об оказываемых услугах.
- Постройте систему учета и бюджетирования. В качестве отправной точки используйте существующий бюджет, скорректировав его по мере необходимости на основе новой структуры. Для входных данных возьмите счет-фактуры, расходы на персонал, путевые расходы, снабжение, услуги поставщиков и графики амортизации. Заведите финансовый календарь, в котором будут указаны даты регулярных отчетов и анализ работы.
- Определите и внедрите систему возвратных платежей. Соберите и проанализируйте данные об использовании, чтобы подтвердить первоначальную оценку.
- Определите показатели для измерения успеха. Обязательно свяжите их с бизнес-ценностями, а не только с техническими параметрами. Показателей должно быть немного, они должны быть лаконичны, большинство из них будут связаны с финансовыми показателями.
- Создайте учебные материалы и осуществляйте учебный план. Материалы должны быть разработаны сотрудниками на основе рабочих процессов, которые они спроектировали или тестировали, основа – реальный опыт.
- Внедрите систему отчетов. Необходимы отчеты двух типов. Первый, содержащий информацию для руководства, должен быть выполнен в виде инструментальной панели с использованием разных цветов, чтобы показать качество обслуживания, текущий статус, который находится в тренде. Второй – для использования командой Управления финансами в ИТ, он более подробный и позволяет выявить проблемные зоны обслуживания.
4. Начать текущую работу Управления финансами в ИТ
Начните работу с автоматизации и предоставления финансовых отчетов. Убедитесь, что отчеты содержат информацию, предупреждающую команду ITFM об угрозах финансовым целям и изменениях в поведении пользователей.
5. Провести анализ после реализации
Документируйте накопленный опыт, выявляйте любые изменения, которые должны быть внесены в процесс, чтобы облегчить будущие миграции. Проведите аудит через 6–12 месяцев после завершения реализации проекта. Проверьте, все ли новые процессы соблюдаются и получаете ли вы ожидаемый результат.
Выполнение этого простого плана позволит достигнуть максимальных результатов от внедрения Управления финансами в ИТ и решит важные для любого бизнеса задачи:
- определит стоимость предоставления услуг;
- распределит затраты на ИТ по направлениям;
- позволит управлять спросом на ИТ-услуги за счет гибкого ценообразования;
- даст возможность поиска эффективного компромисса между затратами на ИТ-услуги и получаемым доходом от этих услуг для бизнеса;
- сформирует план бюджета ИТ с учетом приоритетных направлений бизнеса;
- рассчитает совокупную стоимость владения (TCO) и окупаемость инвестиций (ROI ).