Успех любого бизнеса зависит от эффективной работы подразделения кадров (HR), а самым важным его активом являются люди.
HR-специалисты отвечают за поиски и устройство на работу ценного сотрудника, помогают ему освоиться на новом месте, создают мотивацию и повышают квалификацию для успешной работы, следят за соблюдением режима работы и оплатой труда согласно квалификации и достижениям и выполняют еще много функций. Внедрение процессов управления HR позволяет повысить эффективность работы специалистов отдела кадров, экономить время и бюджет компании, представляют их деятельность как набор услуг для всех работников компании.
1. Произвести первое впечатление
По данным интернет-опроса компании HeadHunter, проведенного среди 1159 жителей Санкт-Петербурга, 56% петербуржцев задумываются об увольнении с текущего места работы в первые полгода после трудоустройства. В зарубежных компаниях существует понятие onboarding (или организационная социализация) – процесс введения новых сотрудников в курс дела и знакомство с компанией.
Для этого HR-подразделение проводит очные встречи-презентации, задействует печатные средства и каналы виртуальной коммуникации. Также onboarding включает в себя документальное оформление (заполнение форм и анкет), изучение должностных инструкций и регламентов компании, заключение договора о трудоустройстве, организацию рабочего места, получение доступа к ИТ-системам, оформление пропусков и карт доступа и многое другое. Внедрение автоматизированных процессов управления HR позволяет систематизировать и структурировать эти функции, убрать лишние операции и сделать весь процесс понятным для нового члена команды. Заведя карточку сотрудника в единой системе HR Service Management (HRSM ), можно автоматически создать запросы на организацию рабочего места в хозяйственную службу, установку персонального компьютера и создание учетной записи – в ИТ-департамент, регистрацию пропуска – в службу безопасности. Все это уменьшает время, необходимое для начала выполнения новым сотрудником своих должностных обязанностей и его адаптацию.
2. Сокращение времени на рутинные операции
Каждый HR-специалист тратит очень много времени на работу с электронными таблицами, ведение журналов, переписку по электронной почте и другие рутинные задачи. В среднем в неделю не меньше 3 часов уходит просто на то, чтобы вести график учета рабочего времени. Автоматизация этого процесса, а также ведения графика отпусков и отгулов позволяет в реальном времени отслеживать запросы сотрудников, согласовывать их, утверждать и вносить изменения в планы. Сэкономленное время специалист кадровой службы может провести более продуктивно и эффективно, выполняя другие функции.
3. Автоматизация запросов
Многие организации все еще используют систему бумажных заявлений для создания различных запросов в HR-подразделение. Это могут быть заявления на отгул или отпуск, запрос справок и отчетов, выписки из графиков и табелей. Такой документооборот занимает много времени, а согласования могут затянуться на несколько дней. Гораздо удобнее стандартизировать процесс обработки кадровых запросов с помощью портала самообслуживания, что в значительной мере сокращает время отклика на заявки сотрудников кадровыми специалистами благодаря их автоматическому распределению по исполнителям.
А работник получает удобный инструмент для создания таких запросов без необходимости искать бланки заявлений и выяснять, на чье имя его необходимо заполнить.
4. База знаний
В штате крупных компаний насчитываются тысячи специалистов разных областей, а бизнес-процессы описаны сотней регламентных документов. Поиск необходимого сотрудника, нужного документа или другой информации, связанной с HR-обеспечением, отрывает работника от выполнения его прямых функциональных обязанностей. База знаний на портале самообслуживания дает возможность производить такой поиск и получать ответы на возникающие вопросы в считанные минуты, даже когда рабочий день уже закончился. Это позволяет снизить число запросов непосредственно к HR-специалистам.
5. Единая среда
Интеграция с другими системами – важная составляющая автоматизации управления HR. Возможность автоматического взаимодействия на программном уровне с ITSM -системой, системой управления финансами, эксплуатацией позволяет быстро распределять дела между сотрудниками профильных подразделений, создавать промежуточные задачи и использовать рабочие процессы других систем, получать мгновенные подтверждения о выполнении задачи, даже если она поставлена сотруднику другого отдела.
Например, организация совместной работы кадрового и финансового подразделения в рамках одной информационной системы позволяет автоматизировать многие процессы: начисление заработной платы и отпускных, оплата сверхурочной работы и больничных листов.
Целью внедрения процесса управления HR является организация эффективной работы главного актива компании – ее сотрудников, оптимизация работы кадрового подразделения и простота получения HR-услуг работниками компании. Это позволяет сохранить ценные кадры, улучшить эффективность их работы и получить значительные преимущества для бизнеса.
Внедрение услуги управления HR-процессами (HRSM) на базе ServiceNow позволяет усовершенствовать работу HR-подразделения благодаря каталогу самообслуживания с функциями автоматизации процесса исполнения заявок. Специалисты кадровой службы получают возможность управлять рабочими процессами своего подразделения без обращения в ИТ-отдел, вести учет запросов, автоматизировать рутинные тактические действия, отслеживать и предоставлять отчеты о своей работе для оценки и анализа эффективности деятельности.
