Мы много пишем и рассказываем об ИТ-процессах и управлении ими; о том, как удовлетворять потребности бизнеса и внедрять средства автоматизации в различных областях. Как важно запускать порталы самообслуживания, внедрять современные системы гибкой разработки и DevOps -культуру. Как расставлять приоритеты во время реализации проектов на основе потребностей, бюджетов и сроков.
Но есть важный процесс, позволяющий точно управлять имеющимися ресурсами и делать работу ИТ максимально эффективной, на который мы незаслуженно редко обращаем внимание, — управление активами (ITAM).
Управление активами — это набор бизнес-практик для руководства жизненным циклом и помощи в принятии стратегических решений. Иногда ITAM рассматривают как мост между деньгами и соблюдением требований с одной стороны, инновациями и усовершенствованием — с другой.
Независимо от размера компании — маленькой, где несколько человек работают за компьютерами с определённым программным обеспечением, или крупной корпорации, где тысячи сотрудников выполняют различные роли, — процессы ITAM позволяют успешно контролировать весь портфель активов. Не стоит путать управление активами с процессом учета управления программными продуктами (SAM), который является лишь частью ITAM.
В этой статье мы расскажем об управлении активами и его эффективном использовании для достижения положительного результата.
Что такое активы и управление активами
Активы — это программное обеспечение, оборудование и любые другие физические единицы, которыми владеет компания. Чаще всего активы относят к капитальным затратам.
Оборудование, являющееся активами, может включать компьютеры, сети, серверы, принтеры, периферийные устройства, телефоны и другие мобильные устройства. В зависимости от рода деятельности компании, могут быть и другие виды физических активов, такие как автомобили, станки, инструмент — все, чем владеет компания и предоставляет своим сотрудникам или клиентам. Программные активы могут включать лицензии на ПО, различные версии ПО, а также приложения, установленные на компьютер пользователя.
Важно не только знать о своих активах, но и управлять ими — рассчитывать амортизацию, следить за использованием, контролировать их распределение и права доступа. Еще несколько лет назад компании, которые занимались управлением активами, делали это вручную на бумаге или в таблицах на компьютере и называли такую базу портфелем активов. Несмотря на то что электронные таблицы поддерживают формулы и макросы, их использование связано с ошибками, не дает высокой точности, требует много времени для ведения и в целом морально устарело.
Развитие технологий и применение облачных вычислений позволяют современным системам управления ИТ-активами быстрее и точнее отслеживать изменения, а также гибко управлять имеющимися активами. Такие системы автоматизируют большую часть процесса, позволяют в автоматическом режиме сканировать сеть на предмет появления новых активов, благодаря чему управление становится проще и прозрачнее.
Автоматический ИТ-аудит (модуль Discovery) — один из самых важных компонентов системы управления ИТ-активами. Давайте сравним ручной и автоматизированный подход к управлению активами в системе ITAM.
При ручном учете использования программного обеспечения ИТ-специалисту необходимо физически отслеживать установку и удаление каждой программы, сверять число лицензий с их фактическим использованием, взаимодействовать с бухгалтерией, чтобы знать дату покупки и продления, а также проверить всех текущих и бывших пользователей, чтобы иметь полную картину использования ПО.
Благодаря автоматизации система ITAM сама обнаружит все используемые активы, сверит их с имеющимися лицензиями, обнаружит активных или неактивных пользователей и, проанализировав данные, предложит варианты оптимизации.
Что отслеживают системы ITAM?
Все важные этапы жененного цикла физического актива или программного обеспечения, включая:
- Сбор сведений — запрос пользователя, согласование и утверждение запроса, покупка.
- Обслуживание и управление — финансовые сведения об активе (затраты, лицензии, обновления, ROI , простои и т. п.).
- Перераспределение и списание.
Ключевым правилом ITAM является необходимость учета всех активов — как используемых в настоящий момент, так и неактивных. Если актив имеется на балансе компании, значит, она тратит на него средства, вне зависимости от состояния. Вот 9 принципов, по которым необходимо выполнять данное правило:
- Избегайте лишних трат. Не покупайте активы, которые уже доступны.
- Точно прогнозируйте затраты. Ведите полный финансовый учет расходов на ИТ-активы в организации.
- Ищите пути сокращения затрат. Объединяйте лицензии, используйте совместный доступ и т. п.
- Используйте активы на 100 %. Перераспределяйте неиспользуемые активы, списывайте устаревшие и т. п.
- Изучите критические взаимосвязи. Планируя ИТ-проекты, исследуйте связи между ИТ-активами.
- Решайте проблему нехватки знаний. Заносите сведения о поставщиках, брендах, типах активов, конфигурации и т. п.
- Повышайте ИТ-безопасность. Неполная инвентаризация или плохой контроль активов могут негативно сказаться на вопросах безопасности.
- Повышайте продуктивность ИТ-персонала. Прозрачность и точное понимание состояния активов позволяют эффективнее работать с инцидентами и запросами на обслуживание.
- Повышайте эффективность ITSM . Управление активами позволит быстрее выявлять проблемы и решать их.
Преимущества ITAM
Благодаря инвентаризации всех ИТ-активов, ваша компания получает полную картину использования собственных ресурсов, что позволяет принимать правильные решения по всем направлениям деятельности и повышать эффективность работы.
Использование системы ITAM позволяет:
- Отслеживать эффективность достижения бизнес-целей.
- Согласовывать затраты на активы с реальными потребностями.
- Улучшать использование активов (сокращать ненужные покупки, уменьшать время простоев, задействовать активы на 100 % и т. п.).
- Поддерживать организационные изменения.
- Минимизировать риски и повысить безопасность за счет своевременного обновления программного обеспечения и установки патчей.
- Выполнять корпоративные и нормативные требования.
Использование системы ITAM затрагивает не только ИТ-подразделение вашей компании, оно позволяет повысить эффективность различных направлений ее деятельности. Информация об активах, которая накапливается и регулярно актуализируется, становится доступной и прозрачной для всех уровней управления.
Если вам необходим надежный инструмент для управления активами (ITAM), оцените возможности и преимущества популярной и успешной сервисной платформы ServiceNow. Получить консультацию по ее внедрению вы можете у специалистов компании «ИТ Гильдия» — официального сертифицированного партнера ServiceNow.
Подписывайтесь на блог компании «ИТ Гильдия» — официального сертифицированного партнера ServiceNow, чтобы следить за новыми статьями, которые позволят вам достигнуть успеха, внедряя платформу.
