EN

Что такое управление активами (ITAM)

Что такое управление активами (ITAM)

Мы много пишем и рассказываем об ИТ-процессах и управлении ими; о том, как удовлетворять потребности бизнеса и внедрять средства автоматизации в различных областях. Как важно запускать порталы самообслуживания, внедрять современные системы гибкой разработки и DevOps-культуру. Как расставлять приоритеты во время реализации проектов на основе потребностей, бюджетов и сроков.

Но есть важный процесс, позволяющий точно управлять имеющимися ресурсами и делать работу ИТ максимально эффективной, на который мы незаслуженно редко обращаем внимание, — управление активами (ITAM).

Управление активами — это набор бизнес-практик для руководства жизненным циклом и помощи в принятии стратегических решений. Иногда ITAM рассматривают как мост между деньгами и соблюдением требований с одной стороны, инновациями и усовершенствованием — с другой.

Независимо от размера компании — маленькой, где несколько человек работают за компьютерами с определённым программным обеспечением, или крупной корпорации, где тысячи сотрудников выполняют различные роли, — процессы ITAM позволяют успешно контролировать весь портфель активов. Не стоит путать управление активами с процессом учета управления программными продуктами (SAM), который является лишь частью ITAM.

В этой статье мы расскажем об управлении активами и его эффективном использовании для достижения положительного результата.

Что такое активы и управление активами

Активы — это программное обеспечение, оборудование и любые другие физические единицы, которыми владеет компания. Чаще всего активы относят к капитальным затратам.

Оборудование, являющееся активами, может включать компьютеры, сети, серверы, принтеры, периферийные устройства, телефоны и другие мобильные устройства. В зависимости от рода деятельности компании, могут быть и другие виды физических активов, такие как автомобили, станки, инструмент — все, чем владеет компания и предоставляет своим сотрудникам или клиентам. Программные активы могут включать лицензии на ПО, различные версии ПО, а также приложения, установленные на компьютер пользователя.

Важно не только знать о своих активах, но и управлять ими — рассчитывать амортизацию, следить за использованием, контролировать их распределение и права доступа. Еще несколько лет назад компании, которые занимались управлением активами, делали это вручную на бумаге или в таблицах на компьютере и называли такую базу портфелем активов. Несмотря на то что электронные таблицы поддерживают формулы и макросы, их использование связано с ошибками, не дает высокой точности, требует много времени для ведения и в целом морально устарело.

Развитие технологий и применение облачных вычислений позволяют современным системам управления ИТ-активами быстрее и точнее отслеживать изменения, а также гибко управлять имеющимися активами. Такие системы автоматизируют большую часть процесса, позволяют в автоматическом режиме сканировать сеть на предмет появления новых активов, благодаря чему управление становится проще и прозрачнее.

Автоматический ИТ-аудит (модуль Discovery) — один из самых важных компонентов системы управления ИТ-активами. Давайте сравним ручной и автоматизированный подход к управлению активами в системе ITAM.

При ручном учете использования программного обеспечения ИТ-специалисту необходимо физически отслеживать установку и удаление каждой программы, сверять число лицензий с их фактическим использованием, взаимодействовать с бухгалтерией, чтобы знать дату покупки и продления, а также проверить всех текущих и бывших пользователей, чтобы иметь полную картину использования ПО.

Благодаря автоматизации система ITAM сама обнаружит все используемые активы, сверит их с имеющимися лицензиями, обнаружит активных или неактивных пользователей и, проанализировав данные, предложит варианты оптимизации.

Консультация по услуге «Управление активами»

Что отслеживают системы ITAM?

Все важные этапы жененного цикла физического актива или программного обеспечения, включая:

  • Сбор сведений — запрос пользователя, согласование и утверждение запроса, покупка.
  • Обслуживание и управление — финансовые сведения об активе (затраты, лицензии, обновления, ROI, простои и т. п.).
  • Перераспределение и списание.

Ключевым правилом ITAM является необходимость учета всех активов — как используемых в настоящий момент, так и неактивных. Если актив имеется на балансе компании, значит, она тратит на него средства, вне зависимости от состояния. Вот 9 принципов, по которым необходимо выполнять данное правило:

  1. Избегайте лишних трат. Не покупайте активы, которые уже доступны.
  2. Точно прогнозируйте затраты. Ведите полный финансовый учет расходов на ИТ-активы в организации.
  3. Ищите пути сокращения затрат. Объединяйте лицензии, используйте совместный доступ и т. п.
  4. Используйте активы на 100 %. Перераспределяйте неиспользуемые активы, списывайте устаревшие и т. п.
  5. Изучите критические взаимосвязи. Планируя ИТ-проекты, исследуйте связи между ИТ-активами.
  6. Решайте проблему нехватки знаний. Заносите сведения о поставщиках, брендах, типах активов, конфигурации и т. п.
  7. Повышайте ИТ-безопасность. Неполная инвентаризация или плохой контроль активов могут негативно сказаться на вопросах безопасности.
  8. Повышайте продуктивность ИТ-персонала. Прозрачность и точное понимание состояния активов позволяют эффективнее работать с инцидентами и запросами на обслуживание.
  9. Повышайте эффективность ITSM. Управление активами позволит быстрее выявлять проблемы и решать их.

Преимущества ITAM

Благодаря инвентаризации всех ИТ-активов, ваша компания получает полную картину использования собственных ресурсов, что позволяет принимать правильные решения по всем направлениям деятельности и повышать эффективность работы.

Использование системы ITAM позволяет:

  • Отслеживать эффективность достижения бизнес-целей.
  • Согласовывать затраты на активы с реальными потребностями.
  • Улучшать использование активов (сокращать ненужные покупки, уменьшать время простоев, задействовать активы на 100 % и т. п.).
  • Поддерживать организационные изменения.
  • Минимизировать риски и повысить безопасность за счет своевременного обновления программного обеспечения и установки патчей.
  • Выполнять корпоративные и нормативные требования.

Использование системы ITAM затрагивает не только ИТ-подразделение вашей компании, оно позволяет повысить эффективность различных направлений ее деятельности. Информация об активах, которая накапливается и регулярно актуализируется, становится доступной и прозрачной для всех уровней управления.

Если вам необходим надежный инструмент для управления активами (ITAM), оцените возможности и преимущества популярной и успешной сервисной платформы ServiceNow. Получить консультацию по ее внедрению вы можете у специалистов компании «ИТ Гильдия» — официального сертифицированного партнера ServiceNow.

Подписывайтесь на блог компании «ИТ Гильдия» — официального сертифицированного партнера ServiceNow, чтобы следить за новыми статьями, которые позволят вам достигнуть успеха, внедряя платформу.

Оставайтесь в курсе событий

Подписывайтесь на рассылку новых материалов блога по почте

Нажимая на кнопку «Отправить», Вы соглашаетесь с условиями «Политики конфиденциальности»
Cookie.
Мы используем файлы cookie для оптимизации скорости и содержания сайта, персонализации сервисов и удобства пользователей.