Financial Management – бюджетирование и оценка затрат на предоставляемые услуги в ServiceNow

Компания ServiceNow стремится помочь своим клиентам лучше определять затраты, связанные с управлением услугами, и иметь более точное понимание стоимости предоставляемых ИТ-услуг. Для бюджетирования и оценки затрат разработчики платформы предлагают использовать модуль финансового управления – Financial Management.

Финансовая составляющая ИТ

Подразделение ИТ, как и любое другое в организации, является и потребителем бюджета компании, и источником дохода. Чтобы обосновать его существование, расходы и штат сотрудников, руководителю ИТ необходимо четко понимать процессы предоставляемых услуг, их значение и стоимость. Бытует мнение, что ИТ только потребляет финансовые ресурсы, но это связано в первую очередь с отсутствием финансового управления. Бюджет на ИТ каждый год защищается как одна большая сумма, которая расписана на десятки статей расходов, а доходы чаще всего неструктурированны, проходят через общую бухгалтерию и не позволяют оценить их значимость в совокупной прибыли компании и роль в достижении общих бизнес-целей.

Главными задачами становятся:

• определение ИТ-услуг, предоставляемых подразделением;
• разработка методологии подсчета их стоимости;
• контроль и учет работы ИТ-подразделения;
• составление бюджета с учетом всех факторов.

Действия по решению перечисленных задач описываются в одном из трех ИТ-процессов ITIL : управление уровнем сервиса, система управления конфигурацией и управление ИТ-финансами. Другие процессы тоже могут косвенно участвовать, но основными являются именно эти. Не будем акцентировать внимание на определении ИТ-услуг и управлении ИТ в целом. Если компания перешла на модель предоставления услуг как сервиса, эти процессы должны быть сформулированы и описаны. Обратим внимание на финансовое управление ИТ, определение стоимости услуг, затрат и бюджетирование.

Расчет стоимости сервиса

Можно выбрать любой из возможных методов подсчета затрат, но книга ITIL Service Delivery хорошо описывает два основных подхода: «учет затрат по центрам затрат» и «учет затрат по деятельностям или сервисам».

Учет затрат и ИТ-услуг по центрам затрат – когда все затраты разносятся по клиентам, в итоге общая стоимость ИТ делится между ними поровну.

Учет затрат по деятельностям или сервисам – когда все затраты разносятся по услугам. Если подсчитать все затраты на услугу, можно определить единицу затрат и использовать ее как инструмент для подсчета потребления услуги каждым заказчиком.

Общая стоимость услуги складывается не только из прямых затрат (например, затраты на обслуживание, электропитание, капитальные вложения), но также из косвенных затрат и накладных расходов (зарплата, страховка, аренда помещения, налоги и т. п.). Расчет единицы затрат должен все это учитывать, иначе ее стоимость будет ниже реальной.

Так как мы активно внедряем и используем модель управления услугами, логично и привычно будет производить расчет затрат по сервисам. Для этого все услуги должны быть определены и опубликованы в каталоге сервисов и указаны в клиентском счете в соответствии с SLA и CMDB (для CI).

Порядок расчета затрат на сервис:

1. Определение IT-сервисов и IT-систем.
2. Классификация сервисов: базовые, подписные, заказные.
3. Моделирование сервисов и систем в CMDB.
4. Выбор сервисов и систем, которые будут указываться в счетах пользователя, и разнесение остальных по другим ИТ-сервисам.
5. Определение методологии разнесения затрат для компонентных ИТ-сервисов (полностью расцененных сервисов, которые прямо не указываются в счетах пользователя).
6. Определение единицы затрат для видимых абоненту сервисов на основе способа их использования.

Расчет затрат на сервис.

Пример расчета ИТ-сервиса, где

HW = оборудование

SW = программное обеспечение

DB = базы данных

Docs = документы, контракты, лицензии

FTE = выделенные людские ресурсы

LOC = здания

Примечание: вышеприведенная диаграмма показывает два полностью расцененных ИТ-сервиса, один из которых (настольные системы) включается в счет клиента, а другой рассматривается как компонентный сервис (сеть), и процент от его стоимости включается в общую стоимость сервиса настольных систем.

Управление финансами и расчет стоимости услуг в ServiceNow

Управление финансами (Financial Management) сделано по типу управления инцидентами, чтобы ИТ-специалистам и менеджерам было удобнее производить операции в привычном интерфейсе.

Для расчета стоимости услуг Financial Management от ServiceNow использует несколько процессов, основные из них:

• Бюджетирование – процесс прогнозирования и контроля доходов/расходов финансовых средств внутри организации.
• Учет затрат – процесс, который позволяет ИТ-подразделению компании производить учет расходуемых средств.
• Начисления – процесс выставления клиентам счетов за услуги, которые они использовали.
• Ценообразование – процесс определения цены за услугу, которую предоставляет компания своим клиентам.
• ServiceNow предоставляет готовые инструменты для управления процессами, перечисленными выше.

Бюджетирование в ServiceNow

ServiceNow позволяет определять бюджеты и устанавливать суммы на определенный период. Центры затрат могут быть привязаны к бюджетам, чтобы показать фактическую совокупную стоимость всех связанных расходов.

С помощью консоли ServiceNow можно выполнять анализ исполняемых бюджетов и производимых затрат.

По каждой статье затрат доступна расширенная информация, в том числе полная детализация расходов.

Бухгалтерский учет и начисления

Строки затрат используются для указания издержек по различным видам деятельности. Они могут быть созданы вручную или импортированы в систему, а также создаваться автоматически при запросе услуги пользователем. Совокупность строк затрат может быть использована в выставлении клиенту счета за услуги, которые он использует.

Ценообразование

Вы можете выставить цену за использование или запрос услуг, которые предоставляете. При создании конфигурационной единицы строки затрат могут создаваться автоматически.

Это лишь основные процессы, которые предоставляет Financial Management ServiceNow. Более подробно о его функциях, установке, настройке и использовании вы можете узнать в библиотеке документации ServiceNow.

Совокупность знаний по расчету затрат на сервис и удобных инструментов ServiceNow позволит вашему ИТ-подразделению эффективно планировать и использовать бюджет, а также получать высокую прибыль от предоставляемых услуг.

Чтобы испытать все возможности и преимущества популярной и успешной сервисной платформы ServiceNow уже сейчас, вы можете обратиться к специалистам компании «ИТ Гильдия» – официальному сертифицированному партнеру ServiceNow.

Подписывайтесь на блог компании «ИТ Гильдия» – официального сертифицированного партнера ServiceNow, – чтобы следить за новыми статьями, которые позволят вам достигнуть успеха, внедряя платформу.