Четко построенная система контроля времени — залог успешной работы отдельных сотрудников и целых команд. В этой статье расскажем о функциях платформы 4me, связанных с учетом трудозатрат.
Непрерывное отслеживание времени
Некоторые компании предпочитают не просить сотрудников отслеживать время, которое те тратят на выполнение индивидуальных задач. Руководители следят за тем, чтобы функция Assignment time tracking в настройках оставалась выключенной.
Однако, когда сотрудники этих же организаций хотят участвовать в коллективных проектах, следует просить отслеживать время, которое они тратят на выполнение своих задач по проектам, а также прогнозировать те усилия, которые, как они ожидают, им еще придется потратить на выполнение этих задач. Без этой информации руководители не могут эффективно следить за осуществлением проектов.
С 4me можно отслеживать время и затрачиваемые усилия при работе над проектами, даже когда функция Assignment time tracking выключена в настройках. Отдельные поля Time spent и Remaining effort всегда доступны для задач по проектам, независимо от настроек у сотрудников, которые работают над ними. Благодаря этому все сотрудники организации могут участвовать в проектах, не отслеживая время для других типов задач.
Если иное не указано в параметрах настроек компании, ее сотрудники могут регистрировать до 24 часов в сутки в поле Time spent своих задач по проектам.
Планирование ресурсов для всех команд
Функциональность 4me позволяет точно планировать работу над текущими проектами и будущие изменения. Руководители могут указывать усилия, которые будут потрачены на задачу не только в часах, но и в минутах. А сотрудники, работающие над проектами, могут указывать, сколько еще времени они планируют потратить на выполнение задач.
Благодаря этим функциям 4me собирает информацию для формирования Resource Planning overview для отдельных сотрудников и целых команд.
У сотрудников есть доступ не только к своему Resource Planning overview и Resource Planning overview тех команд, в которых они состоят. Они могут оценить загрузку всех команд учетной записи, в которой работают.
Remaining effort
Руководители проектов могут указывать отдельное значение Remaining effort («оставшиеся трудозатраты») для каждого сотрудника, который получает задачу по проекту. Показатель фактически затраченных усилий (Actual effort) увеличивается каждый раз, когда сотрудник вводит значение в поле Time spent.
Для того чтобы правильно рассчитывать прогресс выполнения задачи, функциональность 4me позволяет сотрудникам самостоятельно указывать количество времени, которое они еще планируют потратить на выполнение задачи в поле Remaining effort.
Значение в поле Remaining effort каждого сотрудника используется для расчета прогресса выполнения задачи:
Progress = Actual effort / (Actual effort + Remaining effort)
Важно помнить, что для расчета прогресса учитываются только Time spent и Remaining effort внутренних сотрудников. Внутренние сотрудники в этом случае — те, кто зарегистрирован в аккаунте 4me, в котором создан проект. У менеджера проекта нет прав для доступа к Time spent тех людей, которые зарегистрированы в другом аккаунте.
Time spent: отчеты и фильтры
Для того чтобы компании получали более полное представление о том, как именно было потрачено время в пределах определенного диапазона дат, и могли рассчитать совокупные расходы, функциональность 4me предоставляет 4 вида отчетов в консоли Analytics:
- время, затраченное клиентом;
- стоимость времени, затраченного заказчиком;
- время, затраченное Service Instance;
- стоимость времени, затраченного Service Instance.
Эти отчеты отключены по умолчанию, и в них включается только время, потраченное на запросы.
В отчетах, основанных на записях о времени, доступны фильтры Service instance и Service level agreement.
Отчеты о продолжительности выполнения задач
Поскольку большинство изменений состоит из нескольких задач, компаниям важно собрать данные о продолжительности выполнения отдельных задач. Для этой цели функциональность 4me предлагает 2 отчета. Первый — продолжительность выполнения задачи, в котором представлено среднее время, необходимое для выполнения задачи в конкретные дни, недели или месяцы.
Второй отчет — средняя продолжительность выполнения задачи. В этом отчете показано, сколько задач было выполнено в течение 2 дней, от 2 до 7 дней и т. д. Это помогает выявлять задачи, которые заняли особенно много времени.
Описание записей времени
Если открыть отчет, основанный на данных о времени, можно перейти к списку записей времени. Такое представление записей позволяет просматривать отдельные записи времени.
Каждую запись можно открыть, выбрав ее из общего списка, и увидеть описание к ней.
