Сервисный каталог для HR - 5 реальных кейсов, за которые вам скажут спасибо
Сервисный каталог (он же каталог услуг) дает пользователям компании возможность заказать услугу, предоставляемую в различных подразделениях. Традиционно это ИТ-услуги, такие как замена картриджа, установка нового ПК, создание рабочего места, решение проблемы с ПО и другие. ИТ-подразделения реализуют каталог услуг с помощью возможностей ITSM -систем. На корпоративном портале пользователь выбирает необходимую услугу, описывает вводные данные с помощью формы и ждет ее исполнения. Для каждой услуги прописан отдельный процесс ее автоматизированного предоставления, и вся процедура занимает минимум времени и трудозатрат как со стороны пользователя, так и со стороны исполнителя.
ИТ-службы много лет создавали удобные инструменты для автоматизации своей деятельности: удобные формы, отображение статуса исполнения, оценка качества предоставления услуги и другие. Однако постепенное внедрение подхода Enterprise Service Management (ESM ) привело к тому, что сервисный каталог стал наполняться и услугами других подразделений, таких как HR, АХО, бухгалтерия.
Сервисный каталог в HR
Часто для пользователя функции HR-отдела – это только принять заявление о приеме на работу и обходной лист при увольнении. Но это не так. HR ведут графики отпусков, занимаются обучением персонала, предоставляют различные справки, организуют корпоративные мероприятия, оформляют новых сотрудников, предоставляют сведения в бухгалтерию и выполняют массу других задач. С помощью сервисного каталога многие из них можно автоматизировать, и мы подобрали 5 реальных кейсов для HR, за которые спасибо скажут и сами сотрудники подразделения, и конечные пользователи.
1. Отпуски, отгулы, больничные
Каждый сотрудник компании имеет как минимум 28 дней законного отпуска, а также в любой момент может взять отгул или больничный, если на то есть причины. HR-отдел ведет статистику таких нерабочих дней, но для пользователя она плохо доступна. Традиционно надо позвонить в «кадры», узнать, сколько дней отпуска осталось, написать заявление, согласовать его с руководителем и отнести в отдел кадров. В свою очередь специалист HR отправит данные в бухгалтерию для начисления отпускных. Но все можно сделать значительно проще и быстрее.
В сервисный каталог HR добавляется услуга, которая позволяет создать заявление и автоматически сгенерировать запрос на согласование руководителю. С помощью формы выбирается тип нерабочего дня (отпуск, отгул и т. п.) и желаемые даты. Система подсказывает, сколько дней осталось у сотрудника, и автоматически генерирует запрос на согласование непосредственному руководителю. Как только отпуск согласован, специалисты HR получают заявление в электронном виде для собственной статистики, а бухгалтерия — сведения для начисления отпускных.
2. Прием нового сотрудника
Выход на работу нового сотрудника – это регулярный типовой процесс для любой компании. Однако он несет с собой множество рутинных операций: оформление документов, создание учетных записей, оснащение рабочего места и так далее. Автоматизация этого процесса с помощью сервисного каталога позволяет повысить эффективность и скорость прохождения всех процедур. Так как каталогом услуг пользуются все отделы компании, заявка автоматически делегируется на каждое из профильных подразделений, участвующих в ее исполнении. Таким образом соблюдаются все правовые и управленческие нормы, а выход на работу нового специалиста становится простым и оптимизированным.
3. Карьерный рост
Каждый сотрудник может двигаться по карьерной лестнице или переходить в другие подразделения компании, в соответствии с этим меняются должности и описание. С помощью сервисного каталога руководитель такого сотрудника может изменить информацию о нем: создать новую должность и должностные обязанности, после чего информация попадет в HR-отдел и будет учтена документально.
4. Льготы, пособия, материальная помощь
В связи с изменением состава семьи, функциональных возможностей и другими причинами у сотрудников компании могут возникать финансовые льготы, потребность в материальной помощи или основания для получения пособия. Такие начисления могут производиться как в рамках действующего законодательства, так и по инициативе руководства компании. Например, многие организации материально поощряют своих сотрудников к заключению брака, выплачивают пособия по рождению ребенка, а также предоставляют налоговые льготы. Запрос на получение таких преференций значительно удобнее оформлять с помощью сервисного каталога. Как и в случае с отпуском, достаточно создать заявку на пособие, указав основание для его начисления и заполнив все необходимые данные. Запрос будет обработан автоматически, сведения попадут к специалистам отдела кадров, которые произведут расчет и передадут информацию в бухгалтерию для начисления средств.
5. Командировки
Еще один распространенный процесс, который без автоматизации требует много времени для оформления и согласования. С помощью сервисного каталога сотрудник компании создает заявку на командировку, в которой указывает место визита, цель командировки и ее продолжительность. Непосредственный руководитель в режиме реального времени может согласовать созданную заявку, после чего отдел HR и бухгалтерия получают уведомления для внесения информации в график работы, а также начисления командировочных.
Трансформация и автоматизация
Мы отобрали лишь пять наиболее популярных услуг сервисного каталога HR, которые нам регулярно приходится настраивать нашим заказчиками. Чаще всего услуги HR в корпоративном портале вызывают положительные эмоции, так как позволяют лучше контролировать свои отпускные, быстрее и удобнее создавать заявки и получать необходимое согласование. Чем меньше бумажной и рутинной работы, тем более эффективно распоряжаются своим временем сотрудники компании и приносят больше пользы бизнесу.
Мы никогда не подсчитывали, сколько рабочих бизнес-часов экономит та или иная услуга в сервисном каталоге, но всегда получали положительные отзыва от наших заказчиков, которые решили пройти чуть дальше по пути цифровой трансформации и начали автоматизацию не только ИТ-процессов, но и функций других подразделений, службы HR в том числе.
