Система управления персоналом: эффективность и критерии выбора

Компании стремятся достичь максимальной эффективности и продуктивности. Значимым инструментом для достижения целей становится система управления персоналом (HRM). Она упрощает процессы управления кадрами, объединяя людей, технологии и данные. Такой подход позволяет организации работать слаженно и гармонично.

Рассмотрим, что такое система управления персоналом, на какие критерии следует обращать внимание при ее выборе. Оценим распространенные ошибки, которых стоит избегать, и предложим пошаговую инструкцию по внедрению HRM. Также статья познакомит читателя с платформой SimpleOne HRMS – единой цифровой средой для работы HR‑департамента и сотрудников компании, которая содержит все ключевые процессы управления персоналом

Что такое система управления персоналом?

Система управления персоналом — это набор инструментов и процессов, предназначенных для управления человеческими ресурсами компании. Эта система охватывает большой перечень задач:

• набор сотрудников;
• обучение;
• оценку;
• удержание;
• развитие.

Базовой целью HRM-системы становится оптимизация ресурсов организации, рост вовлеченности сотрудников. Систему используют для формирования благоприятной атмосферы, способствующей развитию и обучению персонала.

Познакомимся с перечнем функций систем управления персоналом.

• Набор и отбор персонала

Процесс включает поиск, подбор и оценку кандидатов на открытые вакансии. Это предполагает управление базой резюме, организацию и проведение собеседований, а также тестирование для оценки профессиональных и личностных качеств кандидатов.

• Адаптация новых сотрудников

Адаптационные процессы направлены на эффективное введение новых сотрудников в рабочий процесс. Для этого их знакомят  с корпоративной культурой, ценностями компании, а также обучают тонкостям работы на конкретной должности. Цель — помочь новичкам быстрее влиться в коллектив и начать работать продуктивно.

• Обучение и развитие персонала

Организация учебных курсов, тренингов и семинаров для повышения квалификации сотрудников, чтобы они могли развивать профессиональные навыки, улучшать производительность и выполнять новые задачи.

• Оценка производительности труда

Проведение регулярной оценки работы сотрудников с использованием современных методик и инструментов, чтобы отслеживать достижение поставленных целей, выявлять сильные стороны и зоны роста, а также мотивировать сотрудников на улучшение результатов.

• Управление карьерой и развитие талантов

Построение индивидуальных карьерных траекторий для сотрудников, включая планирование их профессионального роста. Менторство и коучинг используются для поддержки сотрудников в достижении их карьерных целей, развития лидерских качеств и подготовки к новым ролям в компании.

Благодаря использованию продуктивной системы управления сотрудниками текучесть кадров снижается. В то же время отмечается рост производительности, а рабочая среда становится более продуктивной.

Система управления персоналом ставит перед собой определенные цели. Основная заключается в повышении эффективности работы сотрудников — правильно распределять кадровую нагрузку, обеспечивать вовлеченность в рабочие процессы, давать возможности для профессионального развития.

Система управления персоналом ставит перед собой ряд задач:

• Автоматизация поиска и привлечения кандидатов для экономии времени и повышения качества подбора персонала.
• Внедрение прозрачных критериев оценки для выявления сильных и слабых сторон сотрудников, создание обучающих программ.
• Мониторинг производительности для повышения трудовой дисциплины и общей мотивации.
• Сокращение времени на бумажную работу благодаря оптимизации документооборота.

При внедрении системы управления персоналом компании сталкиваются с некоторыми вызовами. Часто решения о покупке таких систем принимаются людьми, не работающими с ними непосредственно. В результате ожидания компании не совпадают с их реальными потребностями.

Коробочные решения, предлагаемые разработчиками, часто требуют дополнительной адаптации под специфические потребности организации. Это может привести к усложнению интерфейса системы и увеличению затрат на внедрение. Кроме того, внесение изменений в программное обеспечение может замедлить рабочие процессы и создать риск появления дублирующих функций, что негативно скажется на эффективности.

Успешная реализация системы управления персоналом требует комплексного подхода. Все участники процесса должны тесно взаимодействовать, чтобы система в полной мере соответствовала стратегическим целям и операционным потребностям организации. Только при таком подходе можно обеспечить максимальную отдачу от внедрения и достичь поставленных бизнес-задач.

Ключевые критерии выбора системы управления персоналом

Выбор системы управления персоналом должен стоять во главе угла для руководителей компании. Рекомендуем учесть перечень критериев, чтобы выбрать эффективную HRM.

• Оцените перечень функций, необходимых компании. Некоторые руководители делают акцент на управлении кандидатами. Иным нужна полная аналитика по производительности сотрудников.
• Убедитесь в возможности интеграции системы с рабочими приложениями или инструментами.
• Обращайте внимание на интерфейс системы. Она должна быть понятной, лёгкой в навигации для HR-специалистов и сотрудников.
• Учитывайте перспективы роста компании. Масштабируемость платформы подразумевает потенциальный рост числа пользователей, расширения набора функций.
• Быстрая и доступная поддержка становится первостепенным условием для беспроблемного функционирования системы. Также значимым моментом является качественное обучение сотрудников.
• В приоритете остаётся безопасность данных,Защита персональной информации, соблюдение норм и стандартов конфиденциальности.

Также нужно рассчитывать стоимость, учитывая первоначальные вложения плюс скрытые расходы на техподдержку, регулярные обновления, обучение.

Ошибки при выборе системы управления персоналом

Существуют распространенные ошибки при выборе системы управления персоналом — их часто совершают организации при внедрении HRM.

• Наиболее распространённая базируется на отсутствии исследований. Нельзя принимать решения без предварительного анализа потребностей компании, возможностей систем.
• Не переусердствуйте с функциональностью. Не стоит внедрять обилие функций одновременно. Часто это приводит к недовольству сотрудников и усложняет процесс.
• Обучение сотрудников проводится до запуска системы. Не стоит пренебрегать этим моментом, ведь от него зависит успешность внедрения.
• Сконцентрируйтесь на правильном выборе сроков. Неудачно выбранный период для внедрения системы может негативно сказаться на её использовании.

Как внедрить систему управления персоналом: пошаговая инструкция

Внедрение системы управления персоналом является ответственным процессом. Он требует внимания и усилий. Для успешной реализации задуманного рекомендуем следовать пошаговой инструкции.

1. Определите цели, чётко сформулируйте перечень задач и проблем, которые должна решить новая система.
2. Соберите команду из HR-специалистов, IT-отдела, формируя рабочую группу.
3. Произведите анализ с последующей оценкой текущих HR-процессов, выявляя их сильные и слабые стороны.
4. Система, соответствующая требованиям и критериям заказчика, должна быть выбрана на базе глубокого анализа. Впоследствии платформу нужно настроить под специфику бизнеса. Для сотрудников следует провести обучающие сессии. Это поможет практическим образом объяснить принципы взаимодействия с новой системой.
5. Затем производится пробный запуск для сбора обратной связи. Это потребуется для своевременного внесения корректив.

Регулярная оценка системы проводится после стопроцентного внедрения: на данном этапе также возможны улучшения, изменения на базе отзывов пользователей.

Решение для управления сотрудниками SimpleOne HRMS

SimpleOne HRMS — инновационное и простое в использовании решение для управления персоналом.

SimpleOne HRMS — это современная система управления человеческими ресурсами, которая идеально подходит для компаний с большим количеством сотрудников. Она разработана с учетом потребностей различных категорий пользователей, включая:

• Директоров по персоналу;
• Рекрутеров;
• Владельцев бизнеса.

SimpleOne HRMS представляет собой единую цифровую среду, которая обеспечивает продуктивную работу HR-отдела и сотрудников. Платформа охватывает все ключевые процессы управления персоналом, предлагая комплексное решение для эффективного управления человеческими ресурсами.

Для HR-департамента доступны:

• Управление задачами HR — планирование и контроль HR-операций.
• Отчетность и дашборды — создание отчетов и визуализация данных для анализа.
• Рекрутинг — инструменты для поиска, отбора и найма кандидатов.
• Организационное моделирование — проектирование и оптимизация организационной структуры.
• Адаптация и обучение — программы адаптации и обучения для сотрудников.
• Управление эффективностью — оценка и улучшение производительности сотрудников.
• Внутренние коммуникации — управление коммуникациями внутри компании.
• Метрики по сотрудникам — ключевые показатели эффективности персонала.
• Compliance Control — контроль соблюдения нормативных требований и политик компании.

Для сотрудников доступны:

• Каталог HR-услуг — возможность запрашивать услуги от HR-департамента.
• Профессиональный профиль — управление личной информацией и данными о карьере.
• Личный кабинет — персональное пространство для управления своими данными и задачами.
• Корпоративный календарь — планирование и отслеживание рабочих событий и отсутствий.

SimpleOne HRMS доступна в форматах SaaS и On-premise, что позволяет выбрать наиболее подходящий вариант для вашей компании. Платформа также поддерживает мобильную верстку в формате PWA (Progressive Web App), обеспечивая удобный доступ с любого устройства.

Заключение: HRM-система как стратегический актив

Внедрение системы управления персоналом не является простым технологическим шагом. Это скорее стратегический актив для вашей компании. Эффективная HRM-система становится базисом для формирования эффективных рабочих команд. Последние позволяют достигать бизнес-целей в условиях конкурентного рынка.

Подбирайте инструменты, соответствующие задачам бизнеса. Учитывайте потребности сотрудников, формируя рабочую среду для раскрытия потенциала каждого. SimpleOne HRMS может стать системой, позволяющее значительной мере улучшить процессы управления персоналом и стать секретом успеха вашего бизнеса.