ИТ-активы компании составляют достаточно большую часть капитальных затрат (CAPEX), и отсутствие управления ими влечет за собой неэффективное расходование средств и ресурсов. Без какого-либо управления не обходится ни одно ИТ-подразделение, вот только выбор способа его реализации у всех разный. Рассмотрим примеры неэффективной реализации и способы ее повышения.
Неэффективное управление активами
Без приобретения, эксплуатации и списания ИТ-активов не обходится ни одна компания – это процесс, который внедряется в первую очередь и существует на протяжении всего жизненного цикла предоставления любой ИТ-услуги.
Часто он состоит из следующих стадий:
– звонок от пользователя с просьбой установить новое оборудование или ПО;
– поиск на складе необходимого актива или доступной лицензии в таблице на компьютере администратора;
– если оборудование или лицензия найдены, они устанавливаются пользователю, о чем делается пометка в журнале о выдаче;
– если оборудование или лицензия не найдены, то на бумажку или в файл записывается запрос для включения в следующую закупку;
– во время плановой инвентаризации производится ручной поиск и сопоставление того, что выдано, и того, что осталось на складе;
– если по какой-либо причине в журнал не были внесены соответствующие записи, процесс инвентаризации затягивается на несколько дней;
– когда наступает момент плановой закупки активов, ИТ-специалисты производят поиск всех запросов (почта, файлы и таблицы, стикеры и т. п.), закупку у поставщика, отгрузку активов на склад;
– документально это фиксируется только счетами-фактурами, которые в большинстве случаев остаются в бухгалтерии.
Такой способ управления активами очень неэффективен:
- Он не дает представления о всех имеющихся активах компании.
- Не позволяет использовать все активы, так как про некоторую часть из них ИТ-специалисты могут не знать.
- Не обеспечивает 100%-ное использование активов, так как отсутствует контроль за их эксплуатацией.
- Усложняет процесс закупки и формирования бюджета из-за отсутствия централизованной базы запросов; не защищает от лишних закупок.
- Увеличивает время исполнения запроса пользователя на установку или изменение актива, ухудшает качество предоставляемых услуг.
Управление таким активом, как лицензии на программное обеспечение, несет в себе дополнительную ответственность по своевременному продлению, контролю за количеством имеющихся и использованных лицензий, хранению ключей продуктов и учетных записей облачных сервисов.
Помимо лицензий ПО, нематериальными активами также являются сервисные и гарантийные контракты, договоры на потребляемые (связь, интернет, обслуживание оргтехники) и оказываемые (аренда ИТ-инфраструктуры, предоставление технических условий и т. п.) услуги. Плохое управление ими может привести к дополнительным расходам из-за несоблюдения SLA по оказываемым услугам, прекращению гарантии из-за отсутствия планового сервисного обслуживания, отключению от интернета и телефонии.
ITIL Best Practices для управления ИТ-активами
Рано или поздно любое подразделение крупной компании (со штатом ИТ-подразделения больше одного сисадмина) приходит к решению об оптимизации процесса управления активами и обращается за рекомендациями к методологии ITIL. Она дает представление об управлении жизненным циклом ИТ-актива от процесса закупки до списания, объясняет, как необходимо вести учет, контролировать использование активов, управлять затратами и обеспечивать непрерывность в предоставлении услуг. Но ITIL не дает четких инструкций, а лишь рассказывает о лучших практиках. Решение о выборе способа автоматизации лежит на руководителе ИТ-подразделения, и это может быть таблица Excel, локальная база данных или облачный сервис.
Основными целями внедрения процесса управления активами являются:
- приобретение ИТ-активов с уменьшением расходов и повышением отдачи от них;
- оптимизация использования ИТ-активов;
- контроль затрат на эксплуатацию (не должны превышать доходы);
- соблюдение сроков действия контрактов и лицензий.
Управление активами – это не столько внутренняя организация работы ИТ-подразделения, сколько средство повышения качества предоставления услуг бизнесу. Поэтапное внедрение автоматизированной системы управления активами совместно с управлением инцидентами и изменениями позволяет повысить показатели качества обслуживания пользователей и сделать работу ИТ более прозрачной и направленной на удовлетворение потребностей компании в ИТ.
Платформа для управления, а не приложение для решения задачи
За все время своего существования ИТ-подразделение накапливает различные приложения для управления ИТ. Это могут быть средства управления сетевым оборудованием, система сервис-деска (или даже ITSM ), база данных лицензий, корпоративный портал, папка с инструкциями по решению инцидентов и т. д. Чаще всего они не взаимосвязаны друг с другом и представляют собой совершенно разнородные среды, не способные делиться информацией между друг другом.
ИТ-руководителям и специалистам сложно принимать решения и быстро устранять возникающие проблемы из-за необходимости ручного сбора информации из разных источников, все это приводит к необдуманным поступкам и лишним затратам человеческих и финансовых ресурсов.
Без единой платформы управления очень сложно определять взаимосвязи между активами и конфигурациями, соблюдать требования к качеству оказываемых услуг и проводить аудиты с целью повышения эффективности.
ServiceNow Asset Management
Внедрение услуги ServiceNow Управление активами (ITAM ) обеспечивает универсальный и масштабируемый подход для всей компании в единой системе. Это помогает организовать эффективное управление ИТ-ресурсами, позволяет избежать ненужных покупок и не тратить ресурсы вхолостую.
Платформа автоматизации ServiceNow позволяет с помощью инструментальных панелей и удобного графического интерфейса автоматизировать процесс управления жизненным циклом актива от закупки до списания, строить схемы взаимосвязей между активами.
Это позволяет:
- уменьшить трудозатраты на управление активами и контрактами;
- улучшить качество управления жизненным циклом активов и контрактов;
- упростить процесс принятия решений, связанных с использованием активов;
- помочь бизнесу достигать более высоких результатов.
Централизованное управление вместо большого числа разрозненных инструментов и неавтоматизированных процессов обеспечивают:
- стандартизацию функций управления ИТ-активами в рамках всей организации;
- ведение единой базы всех аппаратных и программных активов;
- достоверный источник информации обо всех активах при инвентаризации и аудитах.
Все эти преимущества позволяют построить более эффективную модель управления как ИТ-активами, так и всем ИТ-подразделением компании, минимизировать риски и оптимизировать затраты бизнеса на ИТ.
Источник экономии средств компании
В 2015 году исследовательская группа IDC (www.idc.com) составила отчет (Delivering Enterprise Value with Service Management) о преимуществах облачного сервиса ServiceNow для компании с точки зрения экономии затрат за счет автоматизации процессов управления ИТ вообще и активами в частности.
Объединение всех операций по предоставлению ИТ-услуг на одной платформе позволило компаниям отказаться от использования устаревших разнородных систем. Также компаниям, внедрившим ServiceNow, удалось сократить затраты в среднем на 482 426 $ в год в течение пяти лет. Экономия достигается за счет уменьшения расходов на аппаратные средства, программное обеспечение и услуги центров обработки данных.
ServiceNow – это облачное решение, которое в значительной степени уменьшает капитальные затраты и расходы на эксплуатацию. Нет необходимости покупать серверы, операционные системы, программное обеспечение и содержать большой штат специалистов – есть возможность тратить больше ресурсов на повышение эффективности работы компании, инновации и развитие.
