Автоматизация рабочих процессов для отдела HR

Компании SAP и Deloitte проверили, на каком уровне цифровой зрелости находятся HR-процессы в России в 2019 году. В исследовании приняли участие 496 сотрудников из 435 организаций с офисами в России и за рубежом. Степень автоматизации оценивали в баллах: 4 – высокая, 1 – низкая.

Специалисты выяснили следующее:

  • В российских офисах низкий уровень цифровой зрелости – процессы HR автоматизированы, но бессистемно. Многие действия выполняют на бумаге, для решения организационных вопросов HR-специалисты и сотрудники должны контактировать между собой.
  • Компании, ведущие деятельность только за границей, отладили HR-процессы, но все равно не достигли оценки в 4 балла.

Независимо от местоположения офисов, высокий уровень автоматизации HR-процессов у организаций с численностью более 10 000 человек. Вести кадровый документооборот при такой численности сотрудников вручную невозможно. Небольшие организации до 1 000 работников пока еще не задумываются о том, чтобы облегчить себе работу. 

Исследование показывает: пока что наслаждаться автоматизированными процессами HR могут лишь крупные компании или российские организации за рубежом. Остальные в большей мере работают по старинке — хранят и передают документы на бумаге, тратят много времени на взаимодействия и мало на решение задач бизнеса. 

Зачем нужна автоматизация и по каким критериям выбирать процессы, поговорим в статье. 

Причины низкого уровня автоматизации

Причин, тормозящих развитие автоматизации, достаточно:

  • Компания только начинает работать – мало сотрудников и автоматизация пока не нужна. С ключевыми HR-процессами справляется собственник или его помощники.

  • Программное обеспечение стоит дорого, на его сопровождение и обучение сотрудников нет ресурсов.

  • Топ-менеджеры, линейные руководители, сотрудники отдела HR консервативны, не хотят отказываться от привычной схемы работы.

  • Существующее на рынке ПО нужно кастомизировать под задачи бизнеса, но в компании нет ИТ-сотрудников, которые могут сделать это.

  • Отсутствует понимание в необходимости автоматизации HR-процессов – нет желания разбираться в этом. Кажется, что процесс внедрения бесконечен, придется всегда вкладывать деньги, а в чем выгода – непонятно.

Что дает автоматизация HR-процессов вашей компании

Цель автоматизации процессов HR – освободить сотрудников отдела от рутинной работы и дать время для участия в решении стратегических задач компании, в разработке программ по вовлечению и удержанию персонала, поиску талантов и пр.

Выгоды после внедрения ПО:

  • Снизятся трудозатраты на рутинные операции и увеличится результативность HR-процессов. Сотрудники HR выполняют в срок свои задачи: выдают справки, обрабатывают входящие и исходящие документы. Это положительно влияет на репутацию отдела кадров и компании в целом.

  • Повысится эффективность внутренних коммуникаций по организационным вопросам. Появится система учета кадров и общая база данных. Каждый сотрудник оперативно сможет получить необходимую информацию (по своему уровню доступа). Как следствие, растет лояльность персонала.

  • Уменьшится количество ошибок сотрудников HR в различных отчетах: по учету рабочего времени, заработной платы, налоговых отчислений и пр. Документацию готовят по утвержденным шаблонам, которые автоматически обновляются, как только в законодательстве происходят изменения. Не придется платить штрафы за нарушения по вине человеческого фактора.

  • Упростится процесс поиска и подбора персонала: для соискателей формируются автоматические приглашения на тестирование или на встречу. 

  • Уменьшается документооборот в отделе кадров – работа будет вестись через интерфейс системы автоматизации, где есть уведомления о сроках исполнения задач.

  • Выполняется стратегия компании – сотрудники лучше понимают цели компании и выстраивают свою работу в соответствии с ними. Руководители могут отслеживать уровень достижения общих целей.

  • Управлять персоналом станет возможным из любой точки планеты: собственнику или сотрудникам HR необязательно быть в офисе, чтобы решить кадровые проблемы. Автоматизация подразумевает в том числе возможность использовать мобильные приложения с удобными интерфейсами. 

Кому и как объяснять выгоды от автоматизации HR-процессов

Чтобы автоматизация HR-процессов прошла успешно, нужно объяснить всем работникам компании, что они получат после отладки системы. 

Топ-менеджеры и собственники бизнеса хотят понимать, куда инвестируют деньги. Важно донести до них, какие перспективы в развитии компании открываются после внедрения ПО. К примеру, в интерфейс многих систем встроены функции мониторинга и анализа кадровой ситуации. Это дает руководству возможность аргументированно принимать решения по оплате труда, сохранению или сокращению штатных единиц, смене стратегии по отбору соискателей.

Руководители и специалисты отдела HR иногда выступают против автоматизации. Они понимают, что заниматься внедрением и отвечать на вопросы персонала придется им. Сотрудники сосредотачиваются на негативе и игнорируют плюсы. А они очевидны: появится система управления персоналом, где будет храниться и обрабатываться информация о компании и ее работниках. Это облегчит каждодневную работу HR-менеджера, у него появится время на поиск и развитие талантов в компании. Оптимизируются и IT-решения: сотрудникам не придется работать в разных программах и вручную переносить данные – все будет в одной системе.

Рядовые сотрудники не понимают, как автоматизация HR-процессов скажется на их работе. Многие не доверяют машинам: кажется, задачу проще решить, если общаться с кадровиком или HR-менеджером напрямую. Однако с автоматизированной системой проще получить любую справку, подписать отпуск или сдать больничный: достаточно оформить в системе заявку, указав дедлайн. И сделать это можно в любом месте – на работе с компьютера или в командировке через приложение на смартфоне.  

Как избежать ошибок при автоматизации HR-процессов

Чтобы не тратить деньги на внедрение ненужных HR-процессов, продумайте назначение автоматизации в компании до того, как обратитесь к специалистам:

  • Выберите HR-процессы для автоматизации. Охватывать все процессы бессмысленно. Если сотрудники повышают квалификацию в стороннем учебном центре и отправить их на семинар можно одним звонком, не автоматизируйте этот процесс. Но если деятельность компании предполагает частое обновление кадров, поиск и обработку резюме передайте машине.
  • Обратитесь к экономисту. Он посчитает выгоду от внедрения ПО, даст расклад по сроку окупаемости.
  • Проконсультируйтесь с HR-специалистами.  Узнайте, какие функции системы им необходимы. С готовым списком обратитесь к поставщику ПО – специалисты скорректируют его с профессиональной точки зрения: уберут ненужное либо добавят необходимое.
  • Наладьте HR-процессы. Чтобы понять слабые места HR-отдела, нарисуйте карту процесса, который хотите автоматизировать – реальную и идеальную. Сравните обе схемы.

Сократите число согласований – иначе рискуете надолго задержаться на каждом из этапов. 

Первая мысль, которая приходит в голову руководству – почему бы не автоматизировать HR-процессы силами ИТ-отдела? Мысль замечательная, если бы не одно «но» – у ИТ-отдела масса своих задач. Обращение к специалисту, который быстро автоматизирует процессы и обучит сотрудников, сэкономит время и силы. 

В сторонней организации есть специалисты под все задачи. Они опрашивают сотрудников, составляют список потребностей, автоматизируют процессы HR, обучают ваших ИТ-специалистов обслуживать систему. На автоматизацию уходит до шести месяцев. Процесс включает пять этапов: определение требований, проектирование, реализацию, тестирование, инсталляцию и поддержку. 

Автоматизированные процессы HR облегчают взаимодействие в организационных вопросах для всех сотрудников. Система также помогает понять, как развивать стратегию HR и компании дальше. Это нужный помощник любого руководителя.

Заказать услугу
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.