Как управлять эксплуатацией объекта недвижимости

Цель нашей компании - автоматизация бизнес-процессов и создание сервисной модели, которая помогает не тратить время на рутинные операции, а способствует росту и развитию бизнеса.

Как управлять эксплуатацией объекта недвижимости

Управление эксплуатацией объектов недвижимости – сложный процесс, в котором оказание услуг связано с высокой ответственностью бизнеса перед клиентами. Непрерывность и качество сервиса зависят не только от квалификации персонала и отлаженных бизнес-процессов, но также и от системы автоматизации управления. Приложение Управление эксплуатацией объектов недвижимости (Facilities Service Management – FSM) на базе ServiceNow позволяет сотрудникам службы эксплуатации пользоваться удобными инструментами для предоставления услуг в рамках своей компетенции, а также быстро находить ответы на возникающие вопросы.

Из неоспоримых преимуществ внедрения FSM можно выделить:

  • Устойчивое и непрерывное развитие бизнеса.
  • Управление рабочей нагрузкой, повышение эффективности и производительности труда персонала.
  • Улучшение взаимодействия персонала с поставщиками и партнерами.
  • Контроль за расходами и использованием материальных активов.
  • Отчет об оказанных услугах и показателях деятельности подразделения (KPI).
  • Снижение затрат за счет автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.

В основе приложения Facilities Service Management лежат те же принципы, что и в других приложениях Service Management от ServiceNow или любой ITSM-системе, что позволяет ИТ-специалистам легко сконфигурировать и внедрить сервис управления эксплуатацией здания.

Рассмотрим несколько функций приложения, которые значительно облегчают работу службы эксплуатации, делают ее прозрачной и понятной для бизнеса, позволяют эффективно распределять запросы на обслуживание, минимизировать простои в работе специалистов, сокращать время выполнения заданий, повышать качество и снижать стоимость выполнения услуг.

1. Каталог услуг (Facilities Catalog)

Базовый каталог услуг содержит 34 предустановленных элемента, разбитых на 6 категорий, любой из которых можно добавить на портал самообслуживания своей компании. Это отличный способ начать эксплуатацию системы, не вкладывая много времени и сил в ее первичную настройку.

«Портал самообслуживания предоставляет круглосуточный доступ к системе управления, позволяет визуализировать на карте объекта запросы на обслуживание и инциденты, сократить время реакции на них, в автоматическом режиме назначать ответственного и исполнителя, вести журналы выполненных работ».

Каталог услуг (Facilities Catalog)

Страница каталога услуг

2. Интерактивные карты (Interactive Facility Maps)

Интерактивные карты включают в себя два элемента управления Workbench и Floor Plan, с помощью которых можно управлять иерархией планов и помещениями объекта недвижимости, отслеживать запросы на обслуживание, контролировать процесс выполнения заданий, анализировать текущие потребности пользователей и арендаторов, осуществлять поиск активов и сотрудников службы эксплуатации.

Интерактивные карты предоставляют следующие преимущества:

  • Инструмент Workbench отображает точное местоположение запроса на карте, что позволяет точно локализовать место, где пользователь столкнулся с проблемой.
  • Доступ к карте для поиска персонала организации и создания запросов может получить любой сотрудник.
  • На карте отображаются не только запросы и инциденты, но также активы и конфигурационные единицы, что позволяет осуществлять их поиск и управление.
  • Создание выделенных зон на карте позволяет определить их текущее состояние, например выделить участок, где идет строительство или выполняется техническое обслуживание.
  • Каждому помещению на карте можно задать метрику, с помощью которой можно оценивать эффективность его использования для проведения аудита и составления отчетов.

Инструмент Workbench

Инструмент Workbench

Этажный план

Этажный план

Интерактивные карты – впечатляющий инструмент, позволяющий отобразить планы здания и его инженерную инфраструктуру любой сложности. Причем это могут быть не только офисные здания, деловые и торговые центры, но и спортивные объекты, крупные производства, включая сами сооружения и территорию вокруг них.

3. Управление объектами (Facilities Management)

Приложение «Управление объектами» используется для управления всем жизненным циклом процесса – от создания запроса в Workbench или на Floor Plan до его исполнения сотрудником компании. Это позволяет автоматизировать процесс получения запросов, распределения их по специалистам, контроля за исполнением и получением отчета о выполнении. Это гарантирует, что ни один инцидент или запрос на обслуживание не останется без выполнения и процесс исполнения будет максимально быстрым и эффективным.

Страница настройки Facilities Management

Страница настройки Facilities Management

Процесс управления объектом недвижимости состоит из следующих этапов:

  1. Администратор системы ServiceNow активирует и настраивает приложение Facilities Management Service в соответствии с требованиями вашей компании.
  2. Администратор объекта недвижимости (или специалист службы эксплуатации) настраивает планы помещений и активы, которые в них находятся.
  3. Пользователи создают запросы на обслуживание.
  4. Специалисты службы эксплуатации классифицируют запросы и проверяют полноту информации, которая в них содержится, для того чтобы назначение ответственного было правильным.
  5. Администратор формирует задачи для выполнения запроса и распределяет их среди сотрудников.
  6. Сотрудники выполняют поставленные задачи для выполнения запроса.
  7. После выполнения сотрудники закрывают задачи, что позволяет закрыть запрос на обслуживание и считать его выполненным.

Страница запросов на обслуживание

Страница запросов на обслуживание

Страница поставленных задач

Страница поставленных задач

Для оперативного распределения задач и выполнения запросов приложение Facilities Management может быть запущено не только на персональном компьютере специалиста эксплуатации, но и на планшете или смартфоне под управлением Android или IOS.

4. Управление перемещением (Facilities Move Management)

Управление перемещением может быть использовано как для движения активов одного пользователя, так и в рамках предприятия в целом.

Сотрудники могут создать запрос на перемещение с помощью каталога услуг или портала самообслуживания. Специалисты службы эксплуатации могут использовать инструменты этого приложения для составления планов групповых перемещений и их выполнения. Это позволяет упростить процесс перемещения от создания запроса до его исполнения, снизить затраты и избежать лишних действий, обеспечить отчетность и прозрачность проводимых операций, улучшить скоординированность действий исполнителей и эффективность их работы.

Запрос на перемещение

Запрос на перемещение

Задача перемещения

Задача перемещения

5. Управление помещениями (Space Management)

Управление помещениями используется совместно с интерактивной картой для планирования и оптимизации использования объекта недвижимости.

Для каждого из помещений задаются параметры, такие как площадь, оснащение, процент использования и другие, с помощью которых можно проводить анализ и формировать отчеты об эффективности использования доступных площадей и объектов.

Как «Управление помещениями» используется совместно с интерактивной картой:

  • На интерактивную карту наносится объект недвижимости с планами всех этажей.
  • На этажах отмечаются все помещения и задаются их параметры (площадь, доступность, оснащение, стоимость).
  • За каждым помещением закрепляются сотрудники организации или арендатора.

«Управление помещениями» позволяет рационально использовать доступные площади, прогнозировать будущие потребности в расширении, создавать наборы помещений для использования их с общей целью.

6. Отчеты

Платформа ServiceNow включает в себя 3 интерактивные панели и 17 стандартных отчетов для возможности производить оценку и аудит работы службы эксплуатации, отображать в реальном времени потребности и запросы сотрудников компании, формировать итоговые документы для закрытия отчетного периода.

Интерактивные панели

Интерактивные панели

Стандартные отчеты

Стандартные отчеты

Для получения демонстрационного доступа к приложению Управление эксплуатацией объектов недвижимости (Facilities Service Management) вы можете обратиться к партнеру ServiceNow на территории России – компании «ИТ Гильдия».

Заказать услугу
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.