EN

Как управлять эксплуатацией объекта недвижимости

Как управлять эксплуатацией объекта недвижимости

Управление эксплуатацией объектов недвижимости – сложный процесс, в котором оказание услуг связано с высокой ответственностью бизнеса перед клиентами. Непрерывность и качество сервиса зависят не только от квалификации персонала и отлаженных бизнес-процессов, но также и от системы автоматизации управления. Приложение Управление эксплуатацией объектов недвижимости (Facilities Service Management – FSM) на базе ServiceNow позволяет сотрудникам службы эксплуатации пользоваться удобными инструментами для предоставления услуг в рамках своей компетенции, а также быстро находить ответы на возникающие вопросы.

Из неоспоримых преимуществ внедрения FSM можно выделить:

  • Устойчивое и непрерывное развитие бизнеса.
  • Управление рабочей нагрузкой, повышение эффективности и производительности труда персонала.
  • Улучшение взаимодействия персонала с поставщиками и партнерами.
  • Контроль за расходами и использованием материальных активов.
  • Отчет об оказанных услугах и показателях деятельности подразделения (KPI).
  • Снижение затрат за счет автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.

В основе приложения Facilities Service Management лежат те же принципы, что и в других приложениях Service Management от ServiceNow или любой ITSM-системе, что позволяет ИТ-специалистам легко сконфигурировать и внедрить сервис управления эксплуатацией здания.

Рассмотрим несколько функций приложения, которые значительно облегчают работу службы эксплуатации, делают ее прозрачной и понятной для бизнеса, позволяют эффективно распределять запросы на обслуживание, минимизировать простои в работе специалистов, сокращать время выполнения заданий, повышать качество и снижать стоимость выполнения услуг.

1. Каталог услуг (Facilities Catalog)

Базовый каталог услуг содержит 34 предустановленных элемента, разбитых на 6 категорий, любой из которых можно добавить на портал самообслуживания своей компании. Это отличный способ начать эксплуатацию системы, не вкладывая много времени и сил в ее первичную настройку.

«Портал самообслуживания предоставляет круглосуточный доступ к системе управления, позволяет визуализировать на карте объекта запросы на обслуживание и инциденты, сократить время реакции на них, в автоматическом режиме назначать ответственного и исполнителя, вести журналы выполненных работ».

Каталог услуг (Facilities Catalog)


Страница каталога услуг

2. Интерактивные карты (Interactive Facility Maps)

Интерактивные карты включают в себя два элемента управления Workbench и Floor Plan, с помощью которых можно управлять иерархией планов и помещениями объекта недвижимости, отслеживать запросы на обслуживание, контролировать процесс выполнения заданий, анализировать текущие потребности пользователей и арендаторов, осуществлять поиск активов и сотрудников службы эксплуатации.

Интерактивные карты предоставляют следующие преимущества:

  • Инструмент Workbench отображает точное местоположение запроса на карте, что позволяет точно локализовать место, где пользователь столкнулся с проблемой.
  • Доступ к карте для поиска персонала организации и создания запросов может получить любой сотрудник.
  • На карте отображаются не только запросы и инциденты, но также активы и конфигурационные единицы, что позволяет осуществлять их поиск и управление.
  • Создание выделенных зон на карте позволяет определить их текущее состояние, например выделить участок, где идет строительство или выполняется техническое обслуживание.
  • Каждому помещению на карте можно задать метрику, с помощью которой можно оценивать эффективность его использования для проведения аудита и составления отчетов.

Инструмент Workbench

Инструмент Workbench

Этажный план

Этажный план

Интерактивные карты – впечатляющий инструмент, позволяющий отобразить планы здания и его инженерную инфраструктуру любой сложности. Причем это могут быть не только офисные здания, деловые и торговые центры, но и спортивные объекты, крупные производства, включая сами сооружения и территорию вокруг них.

3. Управление объектами (Facilities Management)

Приложение «Управление объектами» используется для управления всем жизненным циклом процесса – от создания запроса в Workbench или на Floor Plan до его исполнения сотрудником компании. Это позволяет автоматизировать процесс получения запросов, распределения их по специалистам, контроля за исполнением и получением отчета о выполнении. Это гарантирует, что ни один инцидент или запрос на обслуживание не останется без выполнения и процесс исполнения будет максимально быстрым и эффективным.

Страница настройки Facilities Management

Страница настройки Facilities Management

Процесс управления объектом недвижимости состоит из следующих этапов:

  1. Администратор системы ServiceNow активирует и настраивает приложение Facilities Management Service в соответствии с требованиями вашей компании.
  2. Администратор объекта недвижимости (или специалист службы эксплуатации) настраивает планы помещений и активы, которые в них находятся.
  3. Пользователи создают запросы на обслуживание.
  4. Специалисты службы эксплуатации классифицируют запросы и проверяют полноту информации, которая в них содержится, для того чтобы назначение ответственного было правильным.
  5. Администратор формирует задачи для выполнения запроса и распределяет их среди сотрудников.
  6. Сотрудники выполняют поставленные задачи для выполнения запроса.
  7. После выполнения сотрудники закрывают задачи, что позволяет закрыть запрос на обслуживание и считать его выполненным.

Страница запросов на обслуживание

Страница запросов на обслуживание

Страница поставленных задач

Страница поставленных задач

Для оперативного распределения задач и выполнения запросов приложение Facilities Management может быть запущено не только на персональном компьютере специалиста эксплуатации, но и на планшете или смартфоне под управлением Android или IOS.

Консультация по услуге «Управление эксплуатацией объектов недвижимости»

4. Управление перемещением (Facilities Move Management)

Управление перемещением может быть использовано как для движения активов одного пользователя, так и в рамках предприятия в целом.

Сотрудники могут создать запрос на перемещение с помощью каталога услуг или портала самообслуживания. Специалисты службы эксплуатации могут использовать инструменты этого приложения для составления планов групповых перемещений и их выполнения. Это позволяет упростить процесс перемещения от создания запроса до его исполнения, снизить затраты и избежать лишних действий, обеспечить отчетность и прозрачность проводимых операций, улучшить скоординированность действий исполнителей и эффективность их работы.

Запрос на перемещение

Запрос на перемещение

Задача перемещения

Задача перемещения

5. Управление помещениями (Space Management)

Управление помещениями используется совместно с интерактивной картой для планирования и оптимизации использования объекта недвижимости.

Для каждого из помещений задаются параметры, такие как площадь, оснащение, процент использования и другие, с помощью которых можно проводить анализ и формировать отчеты об эффективности использования доступных площадей и объектов.

Как «Управление помещениями» используется совместно с интерактивной картой:

  • На интерактивную карту наносится объект недвижимости с планами всех этажей.
  • На этажах отмечаются все помещения и задаются их параметры (площадь, доступность, оснащение, стоимость).
  • За каждым помещением закрепляются сотрудники организации или арендатора.

«Управление помещениями» позволяет рационально использовать доступные площади, прогнозировать будущие потребности в расширении, создавать наборы помещений для использования их с общей целью.

6. Отчеты

Платформа ServiceNow включает в себя 3 интерактивные панели и 17 стандартных отчетов для возможности производить оценку и аудит работы службы эксплуатации, отображать в реальном времени потребности и запросы сотрудников компании, формировать итоговые документы для закрытия отчетного периода.

Интерактивные панели

Интерактивные панели

Стандартные отчеты

Стандартные отчеты

Для получения демонстрационного доступа к приложению Управление эксплуатацией объектов недвижимости (Facilities Service Management) вы можете обратиться к партнеру ServiceNow на территории России – компании «ИТ Гильдия».

Оставайтесь в курсе событий

Подписывайтесь на рассылку новых материалов блога по почте

Нажимая на кнопку «Отправить», Вы соглашаетесь с условиями «Политики конфиденциальности»
Cookie.
Мы используем файлы cookie для оптимизации скорости и содержания сайта, персонализации сервисов и удобства пользователей.